QUY ĐỊNH CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XÁC MINH/XÁC NHẬN
Căn cứ các yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ xác minh và xác nhận theo ISO/IEC 17029:2019, ISO 14065:2020, ISO 14064-3:2019 và các tiêu chuẩn, chương trình chuyên ngành có liên quan;
Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007867 ngày 06/03/2003, Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi ngày 18/10/2021 của GIC Việt Nam;
Căn cứ Quy chế làm việc của Hội đồng xác minh/xác nhận GIC Việt Nam,
Hội đồng xác minh/xác nhận ban hành Quy định chung về hoạt động xác minh/xác nhận như sau:
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
1. Quy định này đưa ra các nguyên tắc, yêu cầu, trình tự thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong hoạt động xác minh (verification) và xác nhận (validation) do GIC Việt Nam thực hiện.
2. Quy định này áp dụng đối với khách hàng đăng ký dịch vụ xác minh/xác nhận tại GIC Việt Nam; bên chịu trách nhiệm đối với tuyên bố cần được xác minh/xác nhận; người sử dụng dự kiến của kết quả xác minh/xác nhận; và các đơn vị, cá nhân thuộc GIC Việt Nam tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ.
3. GIC Việt Nam cung cấp dịch vụ xác minh/xác nhận độc lập, khách quan đối với báo cáo, dữ liệu, thông tin, dự án, hồ sơ hoặc tuyên bố thuộc các lĩnh vực chuyên ngành theo chương trình áp dụng, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a) Khí nhà kính;
b) Báo cáo phát triển bền vững, ESG;
c) Các thông tin môi trường, xã hội và các lĩnh vực khác khi có tiêu chí và chương trình xác minh/xác nhận phù hợp.
Điều 2. Thuật ngữ và định nghĩa
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Đối tượng xác minh/xác nhận: Báo cáo, dự án, tuyên bố hoặc thông tin cụ thể của khách hàng cần được xác minh/xác nhận.
2. Xác minh (Verification): Việc xác nhận một công bố, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan, rằng các yêu cầu cụ thể đã được thực hiện đầy đủ (ISO 17029:2019, 3.3).
3. Xác nhận (Validation): Việc xác nhận một công bố, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan, rằng yêu cầu đối với việc sử dụng hoặc ứng dụng đã định trong tương lai được thực hiện đầy đủ (ISO 17029:2019, 3.2).
4. Tiêu chí xác minh/xác nhận: Các chính sách, quy trình hoặc yêu cầu được dùng làm cơ sở để so sánh bằng chứng (ví dụ: ISO 14064-1 đối với KNK, các tiêu chuẩn của GRI, IWA 48 đối với báo cáo ESG...).
5. Tuyên bố xác minh/xác nhận (Verification/Validation Statement): Là sản phẩm đầu ra chính thức của quá trình, đưa ra kết luận của GIC Việt Nam về mức độ tin cậy của Tuyên bố được đánh giá.
Điều 3. Nguyên tắc và cam kết của GIC Việt Nam
1. GIC Việt Nam thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận trên cơ sở các nguyên tắc:
a) Độc lập, khách quan, công bằng;
b) Dựa trên bằng chứng đầy đủ, thích hợp và có thể truy xuất;
c) Bảo đảm năng lực của nhân sự thực hiện, thẩm xét và quyết định;
d) Minh bạch, trung thực, không gây hiểu lầm;
e) Bảo mật thông tin theo quy định pháp luật, thỏa thuận hợp đồng và quy định nội bộ;
f) Kiểm soát rủi ro và xung đột lợi ích trong toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ.
2. GIC Việt Nam có trách nhiệm nhận diện, đánh giá, loại bỏ hoặc kiểm soát các mối đe dọa đến tính khách quan, bao gồm nhưng không giới hạn ở xung đột lợi ích, tự xem xét lại công việc của mình, quan hệ quen thuộc, sức ép thương mại hoặc các tác động không phù hợp khác.
3. Khách hàng và bên chịu trách nhiệm, không phải GIC Việt Nam, chịu trách nhiệm cuối cùng đối với nội dung tuyên bố và sự phù hợp của tuyên bố đó với các yêu cầu áp dụng. GIC Việt Nam chịu trách nhiệm về kết luận được đưa ra trên cơ sở bằng chứng khách quan, đầy đủ và thích hợp.
II. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ THỰC HIỆN XÁC MINH/XÁC NHẬN
Điều 4. Đăng ký, xem xét yêu cầu và thống nhất điều khoản thực hiện
1. Khách hàng gửi đề nghị đăng ký dịch vụ kèm theo các thông tin, tài liệu cần thiết để GIC Việt Nam xem xét khả năng cung cấp dịch vụ.
2. Trước khi chấp nhận cung cấp dịch vụ, GIC Việt Nam thực hiện xem xét yêu cầu nhằm:
a) Xác định rõ đối tượng, mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, chương trình áp dụng;
b) Xác định mức độ đảm bảo, mức trọng yếu và các yêu cầu kỹ thuật liên quan;
c) Làm rõ khách hàng, bên chịu trách nhiệm và người sử dụng dự kiến, trong trường hợp các chủ thể này không trùng nhau;
d) Đánh giá năng lực của GIC Việt Nam trong việc thực hiện dịch vụ;
e) Đánh giá các rủi ro và xung đột lợi ích có thể ảnh hưởng đến tính khách quan;
f) Xác định khả năng tiếp cận dữ liệu, hồ sơ, địa điểm, nhân sự và các điều kiện cần thiết khác.
3. Trường hợp không đủ năng lực, không bảo đảm tính khách quan hoặc không có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ, GIC Việt Nam có quyền từ chối cung cấp dịch vụ.
4. Các nội dung thống nhất giữa các bên phải được thể hiện trong hợp đồng, thỏa thuận hoặc văn bản chấp nhận dịch vụ, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch và thực hiện xác minh/xác nhận.
5. Đối với từng lĩnh vực chuyên ngành, các yêu cầu chi tiết được thực hiện theo quy định riêng tương ứng của GIC Việt Nam.
Điều 5. Thực hiện xác minh/xác nhận
1. GIC Việt Nam thành lập đoàn chuyên gia hoặc phân công nhân sự có đủ năng lực để thực hiện xác minh/xác nhận theo kế hoạch đã được phê duyệt.
2. Quá trình thực hiện xác minh/xác nhận bao gồm các hoạt động chủ yếu sau đây:
a) Lập kế hoạch xác minh/xác nhận;
b) Phân tích rủi ro và xác định trọng tâm đánh giá;
c) Thu thập, kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tính truy xuất của dữ liệu, thông tin và bằng chứng;
d) Xác định sai sót, điểm không phù hợp hoặc các vấn đề cần làm rõ;
e) Đánh giá sự phù hợp của tuyên bố so với tiêu chí áp dụng;
f) Lập kết luận dự thảo, dự thảo Tuyên bố xác minh/xác nhận và báo cáo liên quan, khi cần thiết.
3. Mọi sửa đổi đối với kế hoạch xác minh/xác nhận trong quá trình thực hiện phải được ghi nhận, nêu rõ lý do và thông báo phù hợp cho khách hàng.
4. GIC Việt Nam có quyền yêu cầu khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm cung cấp bổ sung tài liệu, giải trình, bằng chứng hoặc tạo điều kiện tiếp cận cần thiết để hoàn thành việc đánh giá.
Điều 6. Xử lý sai sót, điểm không phù hợp và trường hợp bằng chứng không đầy đủ
1. Khi phát hiện sai sót, điểm không phù hợp hoặc thông tin chưa đầy đủ, GIC Việt Nam thông báo cho khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm để thực hiện giải trình, điều chỉnh, khắc phục hoặc cung cấp bổ sung bằng chứng trong thời hạn thống nhất.
2. GIC Việt Nam đánh giá mức độ ảnh hưởng của các sai sót, điểm không phù hợp hoặc thiếu hụt bằng chứng trên cơ sở mức trọng yếu và yêu cầu của chương trình áp dụng.
3. Trường hợp khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm không thực hiện khắc phục, không cung cấp bổ sung bằng chứng đầy đủ hoặc bằng chứng thu được vẫn không đủ thích hợp để làm cơ sở kết luận, GIC Việt Nam có thể:
a) Tạm dừng quá trình xác minh/xác nhận;
b) Từ chối ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận;
c) Ban hành kết luận có sửa đổi, kết luận bất lợi hoặc kết luận từ chối đưa ra ý kiến, nếu chương trình chuyên ngành cho phép;
d) Chấm dứt việc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
4. Việc xử lý quy định tại khoản 3 Điều này phải được nêu rõ trong hồ sơ và được xem xét trong quá trình thẩm xét, ra quyết định ban hành.
III. BAN HÀNH VÀ HIỆU LỰC CỦA KẾT QUẢ
Điều 7. Thẩm xét, quyết định và ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Trước khi ban hành, toàn bộ hồ sơ xác minh/xác nhận phải được thẩm xét độc lập.
2. Người thực hiện thẩm xét phải:
a) Có đủ năng lực phù hợp với lĩnh vực đánh giá;
b) Không tham gia trực tiếp vào việc thực hiện xác minh/xác nhận đối với hồ sơ đó;
c) Không chịu tác động ảnh hưởng đến tính khách quan của kết quả thẩm xét.
3. Việc thẩm xét phải xác nhận tối thiểu các nội dung sau đây:
a) Các hoạt động xác minh/xác nhận đã được thực hiện đầy đủ theo thỏa thuận và chương trình áp dụng;
b) Bằng chứng thu thập được là đầy đủ và thích hợp để làm cơ sở cho kết luận;
c) Các phát hiện quan trọng đã được xem xét, giải quyết và ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ.
4. Quyết định ban hành hoặc không ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận phải do người có thẩm quyền của GIC Việt Nam thực hiện và người này không được là người trực tiếp thực hiện đánh giá đối với hồ sơ đó.
5. Trường hợp không ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận, GIC Việt Nam phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Điều 8. Nội dung và hiệu lực của Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Tuyên bố xác minh/xác nhận do GIC Việt Nam ban hành sẽ thể hiện tối thiểu các nội dung sau đây:
a) Tên khách hàng;
b) Mô tả đối tượng hoặc tuyên bố được xác minh/xác nhận, bao gồm ngày hoặc kỳ báo cáo liên quan;
c) Tên và địa chỉ của GIC Việt Nam;
d) Viện dẫn tiêu chí, chương trình và các yêu cầu áp dụng;
e) Kết luận hoặc ý kiến của GIC Việt Nam, bao gồm các nội dung liên quan đến mức độ đảm bảo, mức trọng yếu hoặc yêu cầu chuyên ngành nếu có;
f) Ngày ban hành và mã số nhận diện riêng của Tuyên bố;
2. Tuyên bố xác minh/xác nhận chỉ có giá trị đối với đúng đối tượng, đúng phạm vi, đúng kỳ báo cáo hoặc đúng hồ sơ, dự án đã được xem xét và trong bối cảnh tiêu chí áp dụng tại thời điểm ban hành.
3. Hoạt động xác minh/xác nhận mang tính thời điểm; không mặc nhiên tạo ra giá trị duy trì liên tục hoặc giám sát định kỳ, trừ khi chương trình chuyên ngành có quy định khác.
Điều 9. Sự kiện phát sinh sau khi ban hành; sửa đổi, thay thế, rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Trường hợp sau ngày ban hành, GIC Việt Nam phát hiện thông tin hoặc sự kiện mới có thể ảnh hưởng trọng yếu đến Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành, GIC Việt Nam phải xem xét, đánh giá tác động và thông báo cho khách hàng trong thời gian phù hợp.
2. Căn cứ kết quả xem xét, GIC Việt Nam có thể áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau đây:
a) Yêu cầu khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm giải trình, cung cấp thông tin, bằng chứng bổ sung;
b) Sửa đổi và ban hành lại Tuyên bố xác minh/xác nhận;
c) Rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận;
d) Rhông báo cho các bên liên quan theo chương trình áp dụng hoặc theo quy định pháp luật, khi cần thiết.
3. Trường hợp sửa đổi Tuyên bố xác minh/xác nhận, văn bản ban hành lại phải nêu rõ lý do sửa đổi và thay thế văn bản đã ban hành trước đó.
4. Khách hàng có trách nhiệm ngừng sử dụng ngay Tuyên bố xác minh/xác nhận kể từ thời điểm GIC Việt Nam thông báo việc rút lại hoặc thay thế.
IV. SỬ DỤNG KẾT QUẢ VÀ DẤU HIỆU XÁC MINH/XÁC NHẬN
Điều 10. Sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Khách hàng chỉ được sử dụng, công bố hoặc viện dẫn Tuyên bố xác minh/xác nhận một cách đầy đủ, trung thực, đúng phạm vi và không gây hiểu nhầm về bản chất dịch vụ xác minh/xác nhận.
2. Không được sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận theo cách làm cho bên thứ ba hiểu rằng GIC Việt Nam đã chứng nhận sản phẩm, quá trình, hệ thống hoặc toàn bộ tổ chức, trừ trường hợp có chương trình riêng và văn bản riêng theo đúng quy định áp dụng.
3. Khách hàng không được cắt xén, diễn giải sai, sử dụng ngoài bối cảnh hoặc dùng Tuyên bố xác minh/xác nhận cho đối tượng, địa điểm, kỳ báo cáo hoặc phạm vi chưa được GIC Việt Nam xem xét.
4. Trong trường hợp Tuyên bố xác minh/xác nhận bị sửa đổi, thay thế hoặc rút lại, khách hàng phải dừng ngay việc sử dụng văn bản cũ và thực hiện các biện pháp cần thiết để tránh gây hiểu nhầm.
Điều 11. Sử dụng dấu hiệu xác minh/xác nhận và viện dẫn kết quả
1. Việc sử dụng dấu hiệu, biểu tượng hoặc viện dẫn đến GIC Việt Nam trong các tài liệu truyền thông, báo cáo, hồ sơ công bố hoặc phương tiện khác chỉ được thực hiện khi GIC Việt Nam cho phép và phải tuân thủ quy định riêng của GIC Việt Nam.
2. Dấu hiệu hoặc viện dẫn nêu tại khoản 1 Điều này phải bảo đảm:
a) Truy xuất được về GIC Việt Nam và Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành;
b) Chỉ được sử dụng đối với đúng tuyên bố, đúng phạm vi đã được xác minh/xác nhận;
c) Không gây hiểu nhầm với hoạt động chứng nhận sản phẩm, quá trình hoặc hệ thống quản lý.
2. GIC Việt Nam có quyền yêu cầu khách hàng chấm dứt việc sử dụng dấu hiệu hoặc viện dẫn không phù hợp; trường hợp cần thiết có thể áp dụng biện pháp xử lý theo hợp đồng và quy định của pháp luật.
V. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Điều 12. Quyền của khách hàng
1. Được GIC Việt Nam đối xử công bằng, cung cấp dịch vụ khách quan, chuyên nghiệp.
2. Được cung cấp thông tin đầy đủ về chương trình áp dụng, quy trình thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên, các khoản phí, điều kiện sử dụng kết quả và cơ chế giải quyết khiếu nại, kháng nghị.
3. Được bảo mật thông tin theo Điều 15 của Quy định này.
4. Được nhận Tuyên bố xác minh/xác nhận khi đáp ứng yêu cầu của chương trình áp dụng và hợp đồng dịch vụ.
5. Được khiếu nại, kháng nghị đối với hoạt động dịch vụ hoặc các quyết định của GIC Việt Nam theo Điều 16 của Quy định này.
Điều 13. Nghĩa vụ của khách hàng và bên chịu trách nhiệm
1. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, trung thực và hợp pháp của tuyên bố, dữ liệu, hồ sơ, thông tin và bằng chứng cung cấp cho GIC Việt Nam.
2. Cung cấp kịp thời, đầy đủ các tài liệu, giải trình, quyền tiếp cận địa điểm, nhân sự, hệ thống và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho hoạt động xác minh/xác nhận.
3. Phối hợp thực hiện hành động khắc phục, điều chỉnh hoặc giải trình đối với các sai sót, điểm không phù hợp và các vấn đề GIC Việt Nam yêu cầu làm rõ.
4. Không được gây cản trở, che giấu thông tin, cung cấp thông tin sai lệch hoặc tác động không phù hợp đến tính khách quan của đoàn chuyên gia, người thẩm xét hoặc người ra quyết định.
5. Thanh toán đầy đủ chi phí dịch vụ theo thỏa thuận.
6. Sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận, dấu hiệu và các viện dẫn liên quan đúng quy định của GIC Việt Nam.
7. Thông báo kịp thời cho GIC Việt Nam về mọi thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành.
VI. THÔNG TIN, BẢO MẬT, KHIẾU NẠI VÀ KHÁNG NGHỊ
Điều 14. Công khai và cung cấp thông tin
1. GIC Việt Nam công khai hoặc cung cấp cho các bên quan tâm các thông tin cần thiết về:
a) Chương trình xác minh/xác nhận đang áp dụng;
b) Quy trình thực hiện dịch vụ;
c) Quy định về sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận, dấu hiệu và viện dẫn kết quả;
d) Quy trình khiếu nại và kháng nghị;
e) Các thông tin khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc chương trình áp dụng.
2. GIC Việt Nam duy trì phương thức tra cứu phù hợp về tình trạng hiệu lực của Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành, trong phạm vi được phép công khai.
3. Trước khi công khai thông tin liên quan đến khách hàng, GIC Việt Nam phải thông báo trước cho khách hàng về nội dung dự kiến công khai, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận có quy định khác.
Điều 15. Bảo mật thông tin
1. GIC Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý và bảo mật mọi thông tin thu được hoặc tạo ra trong quá trình thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận.
2. Trừ các thông tin khách hàng đã công khai, các thông tin mà các bên đã thỏa thuận cho phép công bố, hoặc các trường hợp phải cung cấp theo quy định của pháp luật, mọi thông tin liên quan đến khách hàng được coi là thông tin bảo mật.
3. Trường hợp GIC Việt Nam buộc phải công bố thông tin theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận hợp đồng, khách hàng sẽ được thông báo trước về phạm vi và nội dung thông tin được công bố, trừ trường hợp pháp luật không cho phép thông báo.
4. Thông tin do bên thứ ba cung cấp cho GIC Việt Nam liên quan đến khách hàng cũng được bảo mật theo quy định này, trừ trường hợp bên cung cấp đồng ý công khai.
Điều 16. Khiếu nại và kháng nghị
1. Khách hàng và các bên quan tâm có quyền gửi:
a) Khiếu nại về chất lượng dịch vụ, hành vi của nhân sự hoặc việc thực hiện quy trình của GIC Việt Nam;
b) Kháng nghị đối với quyết định của GIC Việt Nam về việc ban hành, không ban hành, sửa đổi hoặc rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận.
2. GIC Việt Nam phải thiết lập, duy trì và công khai quy trình tiếp nhận, xem xét, xử lý khiếu nại và kháng nghị.
3. Việc giải quyết khiếu nại và kháng nghị phải bảo đảm:
a) Được tiếp nhận, ghi nhận, theo dõi và lưu hồ sơ;
b) Được xem xét, xác minh trên cơ sở đầy đủ thông tin cần thiết;
c) Có thông báo xác nhận đã nhận, thông báo tiến độ và thông báo kết quả cho người gửi;
d) Không có sự phân biệt đối xử;
e) Quyết định giải quyết phải do người không tham gia trực tiếp vào vụ việc bị khiếu nại hoặc quyết định bị kháng nghị thực hiện hoặc phê duyệt.
4. Trình tự, thời hạn và biểu mẫu chi tiết thực hiện theo quy trình nội bộ về xử lý khiếu nại và kháng nghị của GIC Việt Nam.
VII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 17. Hiệu lực thi hành
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và thay thế các nội dung trước đây trái với Quy định này.
Điều 18. Trách nhiệm thi hành
1. Các đơn vị, cá nhân thuộc GIC Việt Nam có liên quan đến hoạt động xác minh/xác nhận chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này.
2. Khách hàng, bên chịu trách nhiệm và các bên liên quan có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các quy định tại văn bản này trong suốt quá trình đăng ký, thực hiện và sử dụng kết quả xác minh/xác nhận.
Điều 19. Giải quyết tranh chấp và sửa đổi, bổ sung
1. Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện Quy định này hoặc hợp đồng dịch vụ trước hết được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải trên tinh thần hợp tác.
2. Trường hợp không giải quyết được bằng thương lượng, hòa giải, tranh chấp được đưa ra cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Hội đồng xác minh/xác nhận GIC Việt Nam xem xét, quyết định trên cơ sở yêu cầu quản lý, thay đổi của tiêu chuẩn, chương trình áp dụng hoặc yêu cầu của pháp luật.
TM. HỘI ĐỒNG XÁC MINH/XÁC NHẬN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Căn cứ các yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ xác minh và xác nhận theo ISO/IEC 17029:2019, ISO 14065:2020, ISO 14064-3:2019 và các tiêu chuẩn, chương trình chuyên ngành có liên quan;
Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007867 ngày 06/03/2003, Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi ngày 18/10/2021 của GIC Việt Nam;
Căn cứ Quy chế làm việc của Hội đồng xác minh/xác nhận GIC Việt Nam,
Hội đồng xác minh/xác nhận ban hành Quy định chung về hoạt động xác minh/xác nhận như sau:
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
1. Quy định này đưa ra các nguyên tắc, yêu cầu, trình tự thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong hoạt động xác minh (verification) và xác nhận (validation) do GIC Việt Nam thực hiện.
2. Quy định này áp dụng đối với khách hàng đăng ký dịch vụ xác minh/xác nhận tại GIC Việt Nam; bên chịu trách nhiệm đối với tuyên bố cần được xác minh/xác nhận; người sử dụng dự kiến của kết quả xác minh/xác nhận; và các đơn vị, cá nhân thuộc GIC Việt Nam tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ.
3. GIC Việt Nam cung cấp dịch vụ xác minh/xác nhận độc lập, khách quan đối với báo cáo, dữ liệu, thông tin, dự án, hồ sơ hoặc tuyên bố thuộc các lĩnh vực chuyên ngành theo chương trình áp dụng, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a) Khí nhà kính;
b) Báo cáo phát triển bền vững, ESG;
c) Các thông tin môi trường, xã hội và các lĩnh vực khác khi có tiêu chí và chương trình xác minh/xác nhận phù hợp.
Điều 2. Thuật ngữ và định nghĩa
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Đối tượng xác minh/xác nhận: Báo cáo, dự án, tuyên bố hoặc thông tin cụ thể của khách hàng cần được xác minh/xác nhận.
2. Xác minh (Verification): Việc xác nhận một công bố, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan, rằng các yêu cầu cụ thể đã được thực hiện đầy đủ (ISO 17029:2019, 3.3).
3. Xác nhận (Validation): Việc xác nhận một công bố, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan, rằng yêu cầu đối với việc sử dụng hoặc ứng dụng đã định trong tương lai được thực hiện đầy đủ (ISO 17029:2019, 3.2).
4. Tiêu chí xác minh/xác nhận: Các chính sách, quy trình hoặc yêu cầu được dùng làm cơ sở để so sánh bằng chứng (ví dụ: ISO 14064-1 đối với KNK, các tiêu chuẩn của GRI, IWA 48 đối với báo cáo ESG...).
5. Tuyên bố xác minh/xác nhận (Verification/Validation Statement): Là sản phẩm đầu ra chính thức của quá trình, đưa ra kết luận của GIC Việt Nam về mức độ tin cậy của Tuyên bố được đánh giá.
Điều 3. Nguyên tắc và cam kết của GIC Việt Nam
1. GIC Việt Nam thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận trên cơ sở các nguyên tắc:
a) Độc lập, khách quan, công bằng;
b) Dựa trên bằng chứng đầy đủ, thích hợp và có thể truy xuất;
c) Bảo đảm năng lực của nhân sự thực hiện, thẩm xét và quyết định;
d) Minh bạch, trung thực, không gây hiểu lầm;
e) Bảo mật thông tin theo quy định pháp luật, thỏa thuận hợp đồng và quy định nội bộ;
f) Kiểm soát rủi ro và xung đột lợi ích trong toàn bộ quá trình cung cấp dịch vụ.
2. GIC Việt Nam có trách nhiệm nhận diện, đánh giá, loại bỏ hoặc kiểm soát các mối đe dọa đến tính khách quan, bao gồm nhưng không giới hạn ở xung đột lợi ích, tự xem xét lại công việc của mình, quan hệ quen thuộc, sức ép thương mại hoặc các tác động không phù hợp khác.
3. Khách hàng và bên chịu trách nhiệm, không phải GIC Việt Nam, chịu trách nhiệm cuối cùng đối với nội dung tuyên bố và sự phù hợp của tuyên bố đó với các yêu cầu áp dụng. GIC Việt Nam chịu trách nhiệm về kết luận được đưa ra trên cơ sở bằng chứng khách quan, đầy đủ và thích hợp.
II. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ THỰC HIỆN XÁC MINH/XÁC NHẬN
Điều 4. Đăng ký, xem xét yêu cầu và thống nhất điều khoản thực hiện
1. Khách hàng gửi đề nghị đăng ký dịch vụ kèm theo các thông tin, tài liệu cần thiết để GIC Việt Nam xem xét khả năng cung cấp dịch vụ.
2. Trước khi chấp nhận cung cấp dịch vụ, GIC Việt Nam thực hiện xem xét yêu cầu nhằm:
a) Xác định rõ đối tượng, mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, chương trình áp dụng;
b) Xác định mức độ đảm bảo, mức trọng yếu và các yêu cầu kỹ thuật liên quan;
c) Làm rõ khách hàng, bên chịu trách nhiệm và người sử dụng dự kiến, trong trường hợp các chủ thể này không trùng nhau;
d) Đánh giá năng lực của GIC Việt Nam trong việc thực hiện dịch vụ;
e) Đánh giá các rủi ro và xung đột lợi ích có thể ảnh hưởng đến tính khách quan;
f) Xác định khả năng tiếp cận dữ liệu, hồ sơ, địa điểm, nhân sự và các điều kiện cần thiết khác.
3. Trường hợp không đủ năng lực, không bảo đảm tính khách quan hoặc không có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ, GIC Việt Nam có quyền từ chối cung cấp dịch vụ.
4. Các nội dung thống nhất giữa các bên phải được thể hiện trong hợp đồng, thỏa thuận hoặc văn bản chấp nhận dịch vụ, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch và thực hiện xác minh/xác nhận.
5. Đối với từng lĩnh vực chuyên ngành, các yêu cầu chi tiết được thực hiện theo quy định riêng tương ứng của GIC Việt Nam.
Điều 5. Thực hiện xác minh/xác nhận
1. GIC Việt Nam thành lập đoàn chuyên gia hoặc phân công nhân sự có đủ năng lực để thực hiện xác minh/xác nhận theo kế hoạch đã được phê duyệt.
2. Quá trình thực hiện xác minh/xác nhận bao gồm các hoạt động chủ yếu sau đây:
a) Lập kế hoạch xác minh/xác nhận;
b) Phân tích rủi ro và xác định trọng tâm đánh giá;
c) Thu thập, kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tính truy xuất của dữ liệu, thông tin và bằng chứng;
d) Xác định sai sót, điểm không phù hợp hoặc các vấn đề cần làm rõ;
e) Đánh giá sự phù hợp của tuyên bố so với tiêu chí áp dụng;
f) Lập kết luận dự thảo, dự thảo Tuyên bố xác minh/xác nhận và báo cáo liên quan, khi cần thiết.
3. Mọi sửa đổi đối với kế hoạch xác minh/xác nhận trong quá trình thực hiện phải được ghi nhận, nêu rõ lý do và thông báo phù hợp cho khách hàng.
4. GIC Việt Nam có quyền yêu cầu khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm cung cấp bổ sung tài liệu, giải trình, bằng chứng hoặc tạo điều kiện tiếp cận cần thiết để hoàn thành việc đánh giá.
Điều 6. Xử lý sai sót, điểm không phù hợp và trường hợp bằng chứng không đầy đủ
1. Khi phát hiện sai sót, điểm không phù hợp hoặc thông tin chưa đầy đủ, GIC Việt Nam thông báo cho khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm để thực hiện giải trình, điều chỉnh, khắc phục hoặc cung cấp bổ sung bằng chứng trong thời hạn thống nhất.
2. GIC Việt Nam đánh giá mức độ ảnh hưởng của các sai sót, điểm không phù hợp hoặc thiếu hụt bằng chứng trên cơ sở mức trọng yếu và yêu cầu của chương trình áp dụng.
3. Trường hợp khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm không thực hiện khắc phục, không cung cấp bổ sung bằng chứng đầy đủ hoặc bằng chứng thu được vẫn không đủ thích hợp để làm cơ sở kết luận, GIC Việt Nam có thể:
a) Tạm dừng quá trình xác minh/xác nhận;
b) Từ chối ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận;
c) Ban hành kết luận có sửa đổi, kết luận bất lợi hoặc kết luận từ chối đưa ra ý kiến, nếu chương trình chuyên ngành cho phép;
d) Chấm dứt việc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
4. Việc xử lý quy định tại khoản 3 Điều này phải được nêu rõ trong hồ sơ và được xem xét trong quá trình thẩm xét, ra quyết định ban hành.
III. BAN HÀNH VÀ HIỆU LỰC CỦA KẾT QUẢ
Điều 7. Thẩm xét, quyết định và ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Trước khi ban hành, toàn bộ hồ sơ xác minh/xác nhận phải được thẩm xét độc lập.
2. Người thực hiện thẩm xét phải:
a) Có đủ năng lực phù hợp với lĩnh vực đánh giá;
b) Không tham gia trực tiếp vào việc thực hiện xác minh/xác nhận đối với hồ sơ đó;
c) Không chịu tác động ảnh hưởng đến tính khách quan của kết quả thẩm xét.
3. Việc thẩm xét phải xác nhận tối thiểu các nội dung sau đây:
a) Các hoạt động xác minh/xác nhận đã được thực hiện đầy đủ theo thỏa thuận và chương trình áp dụng;
b) Bằng chứng thu thập được là đầy đủ và thích hợp để làm cơ sở cho kết luận;
c) Các phát hiện quan trọng đã được xem xét, giải quyết và ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ.
4. Quyết định ban hành hoặc không ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận phải do người có thẩm quyền của GIC Việt Nam thực hiện và người này không được là người trực tiếp thực hiện đánh giá đối với hồ sơ đó.
5. Trường hợp không ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận, GIC Việt Nam phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Điều 8. Nội dung và hiệu lực của Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Tuyên bố xác minh/xác nhận do GIC Việt Nam ban hành sẽ thể hiện tối thiểu các nội dung sau đây:
a) Tên khách hàng;
b) Mô tả đối tượng hoặc tuyên bố được xác minh/xác nhận, bao gồm ngày hoặc kỳ báo cáo liên quan;
c) Tên và địa chỉ của GIC Việt Nam;
d) Viện dẫn tiêu chí, chương trình và các yêu cầu áp dụng;
e) Kết luận hoặc ý kiến của GIC Việt Nam, bao gồm các nội dung liên quan đến mức độ đảm bảo, mức trọng yếu hoặc yêu cầu chuyên ngành nếu có;
f) Ngày ban hành và mã số nhận diện riêng của Tuyên bố;
2. Tuyên bố xác minh/xác nhận chỉ có giá trị đối với đúng đối tượng, đúng phạm vi, đúng kỳ báo cáo hoặc đúng hồ sơ, dự án đã được xem xét và trong bối cảnh tiêu chí áp dụng tại thời điểm ban hành.
3. Hoạt động xác minh/xác nhận mang tính thời điểm; không mặc nhiên tạo ra giá trị duy trì liên tục hoặc giám sát định kỳ, trừ khi chương trình chuyên ngành có quy định khác.
Điều 9. Sự kiện phát sinh sau khi ban hành; sửa đổi, thay thế, rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Trường hợp sau ngày ban hành, GIC Việt Nam phát hiện thông tin hoặc sự kiện mới có thể ảnh hưởng trọng yếu đến Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành, GIC Việt Nam phải xem xét, đánh giá tác động và thông báo cho khách hàng trong thời gian phù hợp.
2. Căn cứ kết quả xem xét, GIC Việt Nam có thể áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau đây:
a) Yêu cầu khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm giải trình, cung cấp thông tin, bằng chứng bổ sung;
b) Sửa đổi và ban hành lại Tuyên bố xác minh/xác nhận;
c) Rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận;
d) Rhông báo cho các bên liên quan theo chương trình áp dụng hoặc theo quy định pháp luật, khi cần thiết.
3. Trường hợp sửa đổi Tuyên bố xác minh/xác nhận, văn bản ban hành lại phải nêu rõ lý do sửa đổi và thay thế văn bản đã ban hành trước đó.
4. Khách hàng có trách nhiệm ngừng sử dụng ngay Tuyên bố xác minh/xác nhận kể từ thời điểm GIC Việt Nam thông báo việc rút lại hoặc thay thế.
IV. SỬ DỤNG KẾT QUẢ VÀ DẤU HIỆU XÁC MINH/XÁC NHẬN
Điều 10. Sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận
1. Khách hàng chỉ được sử dụng, công bố hoặc viện dẫn Tuyên bố xác minh/xác nhận một cách đầy đủ, trung thực, đúng phạm vi và không gây hiểu nhầm về bản chất dịch vụ xác minh/xác nhận.
2. Không được sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận theo cách làm cho bên thứ ba hiểu rằng GIC Việt Nam đã chứng nhận sản phẩm, quá trình, hệ thống hoặc toàn bộ tổ chức, trừ trường hợp có chương trình riêng và văn bản riêng theo đúng quy định áp dụng.
3. Khách hàng không được cắt xén, diễn giải sai, sử dụng ngoài bối cảnh hoặc dùng Tuyên bố xác minh/xác nhận cho đối tượng, địa điểm, kỳ báo cáo hoặc phạm vi chưa được GIC Việt Nam xem xét.
4. Trong trường hợp Tuyên bố xác minh/xác nhận bị sửa đổi, thay thế hoặc rút lại, khách hàng phải dừng ngay việc sử dụng văn bản cũ và thực hiện các biện pháp cần thiết để tránh gây hiểu nhầm.
Điều 11. Sử dụng dấu hiệu xác minh/xác nhận và viện dẫn kết quả
1. Việc sử dụng dấu hiệu, biểu tượng hoặc viện dẫn đến GIC Việt Nam trong các tài liệu truyền thông, báo cáo, hồ sơ công bố hoặc phương tiện khác chỉ được thực hiện khi GIC Việt Nam cho phép và phải tuân thủ quy định riêng của GIC Việt Nam.
2. Dấu hiệu hoặc viện dẫn nêu tại khoản 1 Điều này phải bảo đảm:
a) Truy xuất được về GIC Việt Nam và Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành;
b) Chỉ được sử dụng đối với đúng tuyên bố, đúng phạm vi đã được xác minh/xác nhận;
c) Không gây hiểu nhầm với hoạt động chứng nhận sản phẩm, quá trình hoặc hệ thống quản lý.
2. GIC Việt Nam có quyền yêu cầu khách hàng chấm dứt việc sử dụng dấu hiệu hoặc viện dẫn không phù hợp; trường hợp cần thiết có thể áp dụng biện pháp xử lý theo hợp đồng và quy định của pháp luật.
V. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Điều 12. Quyền của khách hàng
1. Được GIC Việt Nam đối xử công bằng, cung cấp dịch vụ khách quan, chuyên nghiệp.
2. Được cung cấp thông tin đầy đủ về chương trình áp dụng, quy trình thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên, các khoản phí, điều kiện sử dụng kết quả và cơ chế giải quyết khiếu nại, kháng nghị.
3. Được bảo mật thông tin theo Điều 15 của Quy định này.
4. Được nhận Tuyên bố xác minh/xác nhận khi đáp ứng yêu cầu của chương trình áp dụng và hợp đồng dịch vụ.
5. Được khiếu nại, kháng nghị đối với hoạt động dịch vụ hoặc các quyết định của GIC Việt Nam theo Điều 16 của Quy định này.
Điều 13. Nghĩa vụ của khách hàng và bên chịu trách nhiệm
1. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, trung thực và hợp pháp của tuyên bố, dữ liệu, hồ sơ, thông tin và bằng chứng cung cấp cho GIC Việt Nam.
2. Cung cấp kịp thời, đầy đủ các tài liệu, giải trình, quyền tiếp cận địa điểm, nhân sự, hệ thống và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho hoạt động xác minh/xác nhận.
3. Phối hợp thực hiện hành động khắc phục, điều chỉnh hoặc giải trình đối với các sai sót, điểm không phù hợp và các vấn đề GIC Việt Nam yêu cầu làm rõ.
4. Không được gây cản trở, che giấu thông tin, cung cấp thông tin sai lệch hoặc tác động không phù hợp đến tính khách quan của đoàn chuyên gia, người thẩm xét hoặc người ra quyết định.
5. Thanh toán đầy đủ chi phí dịch vụ theo thỏa thuận.
6. Sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận, dấu hiệu và các viện dẫn liên quan đúng quy định của GIC Việt Nam.
7. Thông báo kịp thời cho GIC Việt Nam về mọi thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành.
VI. THÔNG TIN, BẢO MẬT, KHIẾU NẠI VÀ KHÁNG NGHỊ
Điều 14. Công khai và cung cấp thông tin
1. GIC Việt Nam công khai hoặc cung cấp cho các bên quan tâm các thông tin cần thiết về:
a) Chương trình xác minh/xác nhận đang áp dụng;
b) Quy trình thực hiện dịch vụ;
c) Quy định về sử dụng Tuyên bố xác minh/xác nhận, dấu hiệu và viện dẫn kết quả;
d) Quy trình khiếu nại và kháng nghị;
e) Các thông tin khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc chương trình áp dụng.
2. GIC Việt Nam duy trì phương thức tra cứu phù hợp về tình trạng hiệu lực của Tuyên bố xác minh/xác nhận đã ban hành, trong phạm vi được phép công khai.
3. Trước khi công khai thông tin liên quan đến khách hàng, GIC Việt Nam phải thông báo trước cho khách hàng về nội dung dự kiến công khai, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận có quy định khác.
Điều 15. Bảo mật thông tin
1. GIC Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý và bảo mật mọi thông tin thu được hoặc tạo ra trong quá trình thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận.
2. Trừ các thông tin khách hàng đã công khai, các thông tin mà các bên đã thỏa thuận cho phép công bố, hoặc các trường hợp phải cung cấp theo quy định của pháp luật, mọi thông tin liên quan đến khách hàng được coi là thông tin bảo mật.
3. Trường hợp GIC Việt Nam buộc phải công bố thông tin theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận hợp đồng, khách hàng sẽ được thông báo trước về phạm vi và nội dung thông tin được công bố, trừ trường hợp pháp luật không cho phép thông báo.
4. Thông tin do bên thứ ba cung cấp cho GIC Việt Nam liên quan đến khách hàng cũng được bảo mật theo quy định này, trừ trường hợp bên cung cấp đồng ý công khai.
Điều 16. Khiếu nại và kháng nghị
1. Khách hàng và các bên quan tâm có quyền gửi:
a) Khiếu nại về chất lượng dịch vụ, hành vi của nhân sự hoặc việc thực hiện quy trình của GIC Việt Nam;
b) Kháng nghị đối với quyết định của GIC Việt Nam về việc ban hành, không ban hành, sửa đổi hoặc rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận.
2. GIC Việt Nam phải thiết lập, duy trì và công khai quy trình tiếp nhận, xem xét, xử lý khiếu nại và kháng nghị.
3. Việc giải quyết khiếu nại và kháng nghị phải bảo đảm:
a) Được tiếp nhận, ghi nhận, theo dõi và lưu hồ sơ;
b) Được xem xét, xác minh trên cơ sở đầy đủ thông tin cần thiết;
c) Có thông báo xác nhận đã nhận, thông báo tiến độ và thông báo kết quả cho người gửi;
d) Không có sự phân biệt đối xử;
e) Quyết định giải quyết phải do người không tham gia trực tiếp vào vụ việc bị khiếu nại hoặc quyết định bị kháng nghị thực hiện hoặc phê duyệt.
4. Trình tự, thời hạn và biểu mẫu chi tiết thực hiện theo quy trình nội bộ về xử lý khiếu nại và kháng nghị của GIC Việt Nam.
VII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 17. Hiệu lực thi hành
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và thay thế các nội dung trước đây trái với Quy định này.
Điều 18. Trách nhiệm thi hành
1. Các đơn vị, cá nhân thuộc GIC Việt Nam có liên quan đến hoạt động xác minh/xác nhận chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này.
2. Khách hàng, bên chịu trách nhiệm và các bên liên quan có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các quy định tại văn bản này trong suốt quá trình đăng ký, thực hiện và sử dụng kết quả xác minh/xác nhận.
Điều 19. Giải quyết tranh chấp và sửa đổi, bổ sung
1. Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện Quy định này hoặc hợp đồng dịch vụ trước hết được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải trên tinh thần hợp tác.
2. Trường hợp không giải quyết được bằng thương lượng, hòa giải, tranh chấp được đưa ra cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Hội đồng xác minh/xác nhận GIC Việt Nam xem xét, quyết định trên cơ sở yêu cầu quản lý, thay đổi của tiêu chuẩn, chương trình áp dụng hoặc yêu cầu của pháp luật.
TM. HỘI ĐỒNG XÁC MINH/XÁC NHẬN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
