Tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng do Ủy ban Kỹ thuật ISO/TC 176 của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) phát triển, là tiêu chuẩn hệ thống quản lý được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Tiêu chuẩn được áp dụng cho việc thiết lập và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng tại các tổ chức, doanh nghiệp không phân biệt loại hình, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ cung cấp. Được ban hành lần đầu vào năm 1987, tiêu chuẩn hiện tại ISO 9001:2015 là phiên bản lần thứ 5. Tính đến cuối năm 2023, toàn thế giới có trên 1.471.685 chứng chỉ ISO 9001 đã được cấp, trong đó Việt Nam có 5.638 chứng chỉ, cho thấy mức độ phổ biến và tầm quan trọng của tiêu chuẩn trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp.
Quá trình sửa đổi ISO 9001
- Vào tháng 11/2023: ISO/TC 176/SC 2 (Tiểu ban kỹ thuật Hệ thống quản lý) đã thành lập Nhóm công tác 29 (WG29) để chính thức khởi động sửa đổi tiêu chuẩn ISO 9001.
- Tháng 12/2023: WG29 họp lần đầu tại London, Anh để xây dựng bản Dự thảo làm việc (Working Draft - WD).
- Từ tháng 2 đến tháng 4/2024, WG29 xem xét các ý kiến thu thập được để xây dựng Dự thảo Ủy ban (Committee Draft - ISO/CD 9001).
- Tháng 4/2024: ISO/CD 9001 được đưa ra để lấy ý kiến từ hơn 105 Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc gia và các tổ chức liên kết.
- Tháng 7/2024: ISO/TC 176/SC 2 quyết định cần có bản Dự thảo Ủy ban thứ hai (CD2), do bản CD chưa sẵn sàng để chuyển sang Dự thảo Tiêu chuẩn Quốc tế (DIS), vẫn còn nhiều vấn đề về cấu trúc cần và có nhiều ý kiến cần tiếp tục được xem xét.
- Tháng 9/2024: WG29 đã họp để xem xét hơn 1600 ý kiến từ các chuyên gia toàn cầu và quyết định kéo dài thời gian phát triển tiêu chuẩn thêm 12 tháng so với kế hoạch ban đầu.
- Các giai đoạn tiếp theo gồm hoàn thiện Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế (ISO/DIS 9001) vào tháng 7/2025 và Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế cuối cùng (ISO/FDIS 9001) tháng 4/2026, sau đó bỏ phiếu thông qua để ban hành chính thức vào tháng 9/2026.
Tổ chức, doanh nghiệp đã chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 sẽ có thời hạn 3 năm để chuyển đổi chứng nhận sang tiêu chuẩn mới. Sau tháng 9/2029, chứng nhận theo ISO 9001:2015 sẽ không còn hiệu lực.
Những thay đổi chính trong ISO/CD 9001
Cấu trúc cốt lõi của tiêu chuẩn sẽ không thay đổi. Việc sửa đổi sẽ chỉ cập nhật Cấu trúc cấp cao (HLS) hiện tại thành Cấu trúc hài hòa (HS) như đã thực hiện trong bản cập nhật ISO/IEC 27001:2022 gần đây. Tiếp tục duy trì các nguyên tắc quản lý chất lượng, cách tiếp cận quá trình theo chu trình PDCA và tư duy dựa trên rủi ro.
Các điểm thay đổi chính của ISO 9001 phiên bản mới gồm:
- Thay đổi tiêu đề của tiêu chuẩn: Tiêu đề “Hệ thống quản lý chất lượng — Các yêu cầu” hiện tại được chuyển thành “Hệ thống quản lý chất lượng — Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng”. Nội dung hướng dẫn trong tiêu chuẩn ISO/TS 9002:2016 — Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015 dự kiến sẽ được đưa vào Phụ lục A của ISO 9001.
- Bổ sung yêu cầu về "đạo đức và liêm chính": Bổ sung yêu cầu về đạo đức và liêm chính trong thực hành của lãnh đạo doanh nghiệp và khuyến khích thúc đẩy các nguyên tắc này trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Bổ sung yêu cầu về "sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và văn hóa chất lượng": Tháng 8/2022, ISO đã chính thức ban hành tiêu chuẩn ISO 10010:2022 Hướng dẫn để hiểu, đánh giá và cải tiến văn hóa chất lượng của doanh nghiệp. Trong lần sửa đổi ISO 9001 này, văn hóa chất lượng sẽ được liên kết với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp, tạo động lực cho việc xây dựng và duy trì chất lượng.
- Chú ý hơn đến vấn đề biến đổi khí hậu: Tại hội nghị ISO vào tháng 9/2021, ISO đã ký Tuyên bố London cam kết sẽ tích hợp các yếu tố về biến đổi khí hậu vào mọi tiêu chuẩn quốc tế mới của ISO, đồng thời bổ sung nội dung này trong quá trình sửa đổi các tiêu chuẩn hiện có. Vào tháng 2/2024, ISO cũng đã phát hành bản sửa đổi cho nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý, trong đó bổ sung yêu cầu "tổ chức phải xác định xem biến đổi khí hậu có phải là một vấn đề liên quan hay không" trong điều 4.1 và thêm "Note: các bên liên quan có thể có các yêu cầu về biến đổi khí hậu" trong điều 4.2. ISO 9001 sửa đổi cũng sẽ làm rõ thêm yêu cầu và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các vấn đề về biến đổi khí hậu.
- Cập nhật khái niệm "rủi ro và cơ hội": "Nhận diện và ứng phó với rủi ro" và "nhận diện và tận dụng cơ hội cải tiến" sẽ được bổ sung trong yêu cầu về “Hoạch định” của phiên bản mới. Rủi ro được nhận diện để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đạt được kết quả như dự định, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực và giúp cải tiến liên tục. Cơ hội cải tiến được xác định nhằm thúc đẩy các tác động tích cực. Tuy nhiên, phiên bản mới của ISO 9001 không tách biệt mọi quy định về "rủi ro và cơ hội", mà sẽ chi tiết hai khía cạnh này một cách riêng biệt tùy theo từng trường hợp cụ thể.
- Tích hợp các công nghệ của công nghiệp 4.0: Việc ứng dụng rộng rãi công nghệ công nghiệp 4.0 đã mang đến những thách thức và cơ hội mới đối với quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp. Tiêu chuẩn sửa đổi dự kiến sẽ bổ sung các yếu tố của công nghiệp 4.0: Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), phân tích dữ liệu lớn (Big data) không gian ảo (metaverse), thực tế ảo (VR), chatbot…
- Chú trọng đến khả năng sẵn có của thông tin bằng văn bản: Phiên bản mới của ISO 9001 không còn yêu cầu giữ lại thông tin bằng văn bản, mà nhấn mạnh vào khả năng sẵn có của các thông tin này. Thông tin được xây dựng và dùng làm tài liệu cần phải đảm bảo sẵn có, thông tin được ghi lại để làm bằng chứng cần phải sẵn sàng làm chứng cứ khi cần thiết.
- Linh hoạt và đơn giản hóa hơn: Bản sửa đổi nhằm tạo điều kiện dễ dàng cho các tổ chức thuộc nhiều loại hình khác nhau trong quá trình triển khai áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
- Tương thích hơn với các hệ thống quản lý khác: Dự kiến sẽ có các điều chỉnh để tiêu chuẩn ISO 9001 tương thích tốt hơn với các hệ thống quản lý khác như ISO 14001, ISO 45001.
Hiện nay, dự thảo tiêu chuẩn ISO 9001 vẫn đang trong quá trình phát triển và sẽ tiếp tục được điều chỉnh nhiều lần trước khi chính thức ban hành. Các thay đổi được đề cập trong bài viết chỉ dựa trên những thông tin từ bản ISO/CD 9001 hiện có. Tổ chức, doanh nghiệp áp dụng và chứng nhận ISO 9001 cần chủ động theo dõi và cập nhật các thay đổi nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp và hiệu quả trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động nhanh chóng và khó lường như hiện nay.
Quá trình sửa đổi ISO 9001
- Vào tháng 11/2023: ISO/TC 176/SC 2 (Tiểu ban kỹ thuật Hệ thống quản lý) đã thành lập Nhóm công tác 29 (WG29) để chính thức khởi động sửa đổi tiêu chuẩn ISO 9001.
- Tháng 12/2023: WG29 họp lần đầu tại London, Anh để xây dựng bản Dự thảo làm việc (Working Draft - WD).
- Từ tháng 2 đến tháng 4/2024, WG29 xem xét các ý kiến thu thập được để xây dựng Dự thảo Ủy ban (Committee Draft - ISO/CD 9001).
- Tháng 4/2024: ISO/CD 9001 được đưa ra để lấy ý kiến từ hơn 105 Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc gia và các tổ chức liên kết.
- Tháng 7/2024: ISO/TC 176/SC 2 quyết định cần có bản Dự thảo Ủy ban thứ hai (CD2), do bản CD chưa sẵn sàng để chuyển sang Dự thảo Tiêu chuẩn Quốc tế (DIS), vẫn còn nhiều vấn đề về cấu trúc cần và có nhiều ý kiến cần tiếp tục được xem xét.
- Tháng 9/2024: WG29 đã họp để xem xét hơn 1600 ý kiến từ các chuyên gia toàn cầu và quyết định kéo dài thời gian phát triển tiêu chuẩn thêm 12 tháng so với kế hoạch ban đầu.
- Các giai đoạn tiếp theo gồm hoàn thiện Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế (ISO/DIS 9001) vào tháng 7/2025 và Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế cuối cùng (ISO/FDIS 9001) tháng 4/2026, sau đó bỏ phiếu thông qua để ban hành chính thức vào tháng 9/2026.
Những thay đổi chính trong ISO/CD 9001
Cấu trúc cốt lõi của tiêu chuẩn sẽ không thay đổi. Việc sửa đổi sẽ chỉ cập nhật Cấu trúc cấp cao (HLS) hiện tại thành Cấu trúc hài hòa (HS) như đã thực hiện trong bản cập nhật ISO/IEC 27001:2022 gần đây. Tiếp tục duy trì các nguyên tắc quản lý chất lượng, cách tiếp cận quá trình theo chu trình PDCA và tư duy dựa trên rủi ro.
Các điểm thay đổi chính của ISO 9001 phiên bản mới gồm:
- Thay đổi tiêu đề của tiêu chuẩn: Tiêu đề “Hệ thống quản lý chất lượng — Các yêu cầu” hiện tại được chuyển thành “Hệ thống quản lý chất lượng — Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng”. Nội dung hướng dẫn trong tiêu chuẩn ISO/TS 9002:2016 — Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015 dự kiến sẽ được đưa vào Phụ lục A của ISO 9001.
- Bổ sung yêu cầu về "đạo đức và liêm chính": Bổ sung yêu cầu về đạo đức và liêm chính trong thực hành của lãnh đạo doanh nghiệp và khuyến khích thúc đẩy các nguyên tắc này trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Bổ sung yêu cầu về "sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và văn hóa chất lượng": Tháng 8/2022, ISO đã chính thức ban hành tiêu chuẩn ISO 10010:2022 Hướng dẫn để hiểu, đánh giá và cải tiến văn hóa chất lượng của doanh nghiệp. Trong lần sửa đổi ISO 9001 này, văn hóa chất lượng sẽ được liên kết với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp, tạo động lực cho việc xây dựng và duy trì chất lượng.
- Chú ý hơn đến vấn đề biến đổi khí hậu: Tại hội nghị ISO vào tháng 9/2021, ISO đã ký Tuyên bố London cam kết sẽ tích hợp các yếu tố về biến đổi khí hậu vào mọi tiêu chuẩn quốc tế mới của ISO, đồng thời bổ sung nội dung này trong quá trình sửa đổi các tiêu chuẩn hiện có. Vào tháng 2/2024, ISO cũng đã phát hành bản sửa đổi cho nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý, trong đó bổ sung yêu cầu "tổ chức phải xác định xem biến đổi khí hậu có phải là một vấn đề liên quan hay không" trong điều 4.1 và thêm "Note: các bên liên quan có thể có các yêu cầu về biến đổi khí hậu" trong điều 4.2. ISO 9001 sửa đổi cũng sẽ làm rõ thêm yêu cầu và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các vấn đề về biến đổi khí hậu.
- Cập nhật khái niệm "rủi ro và cơ hội": "Nhận diện và ứng phó với rủi ro" và "nhận diện và tận dụng cơ hội cải tiến" sẽ được bổ sung trong yêu cầu về “Hoạch định” của phiên bản mới. Rủi ro được nhận diện để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đạt được kết quả như dự định, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực và giúp cải tiến liên tục. Cơ hội cải tiến được xác định nhằm thúc đẩy các tác động tích cực. Tuy nhiên, phiên bản mới của ISO 9001 không tách biệt mọi quy định về "rủi ro và cơ hội", mà sẽ chi tiết hai khía cạnh này một cách riêng biệt tùy theo từng trường hợp cụ thể.
- Tích hợp các công nghệ của công nghiệp 4.0: Việc ứng dụng rộng rãi công nghệ công nghiệp 4.0 đã mang đến những thách thức và cơ hội mới đối với quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp. Tiêu chuẩn sửa đổi dự kiến sẽ bổ sung các yếu tố của công nghiệp 4.0: Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), phân tích dữ liệu lớn (Big data) không gian ảo (metaverse), thực tế ảo (VR), chatbot…
- Chú trọng đến khả năng sẵn có của thông tin bằng văn bản: Phiên bản mới của ISO 9001 không còn yêu cầu giữ lại thông tin bằng văn bản, mà nhấn mạnh vào khả năng sẵn có của các thông tin này. Thông tin được xây dựng và dùng làm tài liệu cần phải đảm bảo sẵn có, thông tin được ghi lại để làm bằng chứng cần phải sẵn sàng làm chứng cứ khi cần thiết.
- Linh hoạt và đơn giản hóa hơn: Bản sửa đổi nhằm tạo điều kiện dễ dàng cho các tổ chức thuộc nhiều loại hình khác nhau trong quá trình triển khai áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
- Tương thích hơn với các hệ thống quản lý khác: Dự kiến sẽ có các điều chỉnh để tiêu chuẩn ISO 9001 tương thích tốt hơn với các hệ thống quản lý khác như ISO 14001, ISO 45001.
Hiện nay, dự thảo tiêu chuẩn ISO 9001 vẫn đang trong quá trình phát triển và sẽ tiếp tục được điều chỉnh nhiều lần trước khi chính thức ban hành. Các thay đổi được đề cập trong bài viết chỉ dựa trên những thông tin từ bản ISO/CD 9001 hiện có. Tổ chức, doanh nghiệp áp dụng và chứng nhận ISO 9001 cần chủ động theo dõi và cập nhật các thay đổi nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp và hiệu quả trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động nhanh chóng và khó lường như hiện nay.
GIC Việt Nam
