1. Đăng ký chứng nhận & xem xét đăng ký

Doanh nghiệp liên hệ GIC Việt Nam và cung cấp thông tin về pháp nhân, phạm vi đề nghị chứng nhận, sản phẩm/dịch vụ, quá trình, địa điểm, cơ cấu tổ chức, số nhân sự, ca làm việc, hoạt động thuê ngoài, yêu cầu luật định - chế định và tình trạng QMS. GIC Việt Nam xem xét hồ sơ để xác định khả năng thực hiện, lĩnh vực kỹ thuật, năng lực đoàn đánh giá, thời lượng đánh giá và các điều kiện liên quan; trên cơ sở đó thống nhất phiên bản tiêu chuẩn, phạm vi, thời điểm thực hiện, chi phí và hợp đồng chứng nhận. Với hồ sơ chuyển đổi từ ISO 9001:2015, cần cung cấp thêm chứng chỉ hiện tại, tình trạng giám sát và kế hoạch cập nhật QMS.

2. Lập kế hoạch & chuẩn bị đánh giá

GIC Việt Nam thiết lập chương trình chứng nhận cho chu kỳ, thành lập đoàn đánh giá có năng lực phù hợp với ngành và lập kế hoạch đánh giá chi tiết. Kế hoạch xác định mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, địa điểm, quá trình, thời gian và phương pháp lấy mẫu. Doanh nghiệp chuẩn bị sơ đồ quá trình, thông tin dạng văn bản, mục tiêu và chỉ số chất lượng, hồ sơ vận hành, kết quả đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, khiếu nại khách hàng và sự không phù hợp. Đối với chuyển đổi, cần chuẩn bị thêm kết quả đối chiếu ISO 9001:2026, bằng chứng cập nhật nhận thức, văn hóa chất lượng, rủi ro và cơ hội, hoạch định thay đổi cùng việc xem xét tính liên quan của biến đổi khí hậu.

3. Quá trình đánh giá

Đánh giá chứng nhận lần đầu được thực hiện qua hai giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Xem xét phạm vi, bối cảnh, các bên quan tâm, quá trình, thông tin dạng văn bản, địa điểm và mức độ sẵn sàng; kiểm tra đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, mục tiêu, chỉ số và việc xác định tính liên quan của biến đổi khí hậu trước khi chuyển sang giai đoạn 2.
• Giai đoạn 2: Đánh giá việc triển khai, mức độ phù hợp và hiệu lực QMS theo ISO 9001:2026 và cách tiếp cận quá trình; xem xét yêu cầu khách hàng và luật định, vai trò lãnh đạo, văn hóa chất lượng, rủi ro và cơ hội, hoạch định thay đổi, kiểm soát vận hành, thiết kế, nhà cung cấp, năng lực, theo dõi đo lường, sự hài lòng khách hàng, đầu ra không phù hợp, hành động khắc phục và cải tiến. Trình tự chính gồm: Họp khai mạc → Đánh giá quá trình thực tế → Tổng hợp phát hiện → Họp kết thúc.

Đối với đánh giá chuyển đổi: Nội dung và thời lượng được xác định theo mức độ thay đổi của hệ thống và hướng dẫn áp dụng. Việc kết hợp với đánh giá giám sát, chứng nhận lại hoặc tổ chức một cuộc đánh giá riêng được thống nhất trong chương trình đánh giá; không mặc định phải lặp lại toàn bộ quy trình chứng nhận lần đầu.

4. Báo cáo đánh giá & xử lý sự không phù hợp

Đoàn đánh giá lập báo cáo, nêu kết luận và các sự không phù hợp cùng bằng chứng khách quan. Doanh nghiệp thực hiện sửa chữa khi cần, phân tích nguyên nhân gốc, đánh giá phạm vi ảnh hưởng, lập và triển khai hành động khắc phục để ngăn ngừa tái diễn trong thời hạn quy định. GIC Việt Nam xem xét bằng chứng và xác nhận hiệu lực xử lý; tùy tính chất phát hiện có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc đánh giá xác nhận tại chỗ trước khi chuyển hồ sơ sang bước thẩm xét.

5. Thẩm xét & cấp chứng nhận

Người thực hiện thẩm xét và ra quyết định chứng nhận, độc lập với đoàn đánh giá, xem xét phạm vi, hồ sơ đăng ký, báo cáo, kết luận và bằng chứng khắc phục. Khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu chứng nhận và các điều kiện công nhận áp dụng, GIC Việt Nam ra quyết định cấp hoặc cập nhật chứng chỉ ISO 9001:2026 với phạm vi được xác định rõ. Chu kỳ chứng nhận thông thường là 03 năm, với điều kiện doanh nghiệp duy trì QMS và hoàn thành giám sát theo quy định. Đánh giá chuyển đổi không mặc nhiên bắt đầu một chu kỳ 03 năm mới; thời hạn chứng chỉ được xác định theo chương trình chứng nhận và quy định chuyển đổi áp dụng.

6. Giám sát định kỳ và chứng nhận lại

Trong chu kỳ chứng nhận, GIC Việt Nam thực hiện đánh giá giám sát định kỳ để xác nhận QMS tiếp tục phù hợp, được duy trì và có hiệu lực; cuộc giám sát đầu tiên được thực hiện không quá 12 tháng kể từ ngày ra quyết định chứng nhận lần đầu. Nội dung tập trung vào hiệu suất quá trình, mục tiêu, phản hồi khách hàng, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, thay đổi và cải tiến. Trước khi chứng chỉ hết hạn, doanh nghiệp được đánh giá chứng nhận lại để xem xét cấp chu kỳ tiếp theo theo tiêu chuẩn và quy định áp dụng. Với chứng chỉ ISO 9001:2015 đang trong giai đoạn chuyển đổi, lịch giám sát, chứng nhận lại và chuyển đổi cần được phối hợp để bảo đảm tính liên tục của chứng nhận.