Thực hành 5S
Tổ chức nơi làm việc khoa học.
Duy trì nền nếp mỗi ngày.
GIC Việt Nam đánh giá độc lập việc thực hành và duy trì 5S tại doanh nghiệp theo tiêu chí áp dụng, dựa trên bằng chứng thực tế. Chứng nhận giúp doanh nghiệp khẳng định kết quả triển khai, nâng cao ý thức và trách nhiệm của người lao động, thúc đẩy cải tiến thường xuyên.
5S tạo thay đổi từ công việc hằng ngày
5S là phương pháp tổ chức và duy trì nơi làm việc khoa học, gồm Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng. Trọng tâm là bố trí hợp lý, chuẩn hóa cách thực hiện và xây dựng thói quen tự giác trong công việc.
Thuận tiện trong công việc
Vật dụng, hồ sơ được bố trí đúng vị trí, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại; giảm thời gian tìm kiếm và di chuyển không cần thiết.
Dễ phát hiện bất thường
Nơi làm việc sạch sẽ, có nhãn và dấu hiệu nhận diện rõ ràng giúp phát hiện đồ vật sai vị trí, thiếu hụt, rò rỉ hoặc hư hỏng.
Duy trì nền nếp làm việc
Hướng dẫn rõ ràng, trách nhiệm cụ thể và kiểm tra thường xuyên giúp các bộ phận thực hiện nhất quán, duy trì kết quả và chủ động cải tiến.
Phạm vi áp dụng: Nhà xưởng, kho, văn phòng, khu vực cung cấp dịch vụ và khu vực dùng chung. Doanh nghiệp có thể đề nghị chứng nhận cho một hoặc nhiều khu vực, địa điểm với phạm vi được xác định rõ.
Từ thực hành 5S đến bằng chứng đánh giá
Hoạt động đánh giá kết hợp quan sát nơi làm việc, trao đổi với người thực hiện và xem xét hồ sơ để xác định mức độ áp dụng và duy trì 5S tại doanh nghiệp.
| Nội dung 5S | Thực hành tại nơi làm việc | Bằng chứng tham khảo |
|---|---|---|
| S1 · Sàng lọcSeiri | Phân biệt vật dụng cần thiết và không cần thiết; xử lý vật dụng dư thừa, hỏng hoặc không còn phù hợp. | Danh sách vật dụng chờ xử lý; khu vực lưu giữ có nhận diện rõ ràng; hồ sơ xử lý và người chịu trách nhiệm. |
| S2 · Sắp xếpSeiton | Bố trí vật dụng dễ tìm, dễ lấy, dễ trả lại; xác định rõ vị trí lưu giữ và lối đi. | Sơ đồ bố trí, nhãn kệ, vạch phân khu; cách lấy, sử dụng và trả vật dụng tại nơi làm việc. |
| S3 · Sạch sẽSeiso | Vệ sinh kết hợp kiểm tra; phát hiện và xử lý nguồn gây bẩn, dấu hiệu bất thường. | Tình trạng vệ sinh thực tế; lịch và phân công vệ sinh; ghi nhận bất thường và kết quả xử lý. |
| S4 · Săn sócSeiketsu | Chuẩn hóa cách thực hiện và duy trì ba S đầu thông qua hướng dẫn, phân công và kiểm tra. | Hướng dẫn tại khu vực, hình ảnh trạng thái chuẩn; lịch kiểm tra, phiếu kiểm tra và theo dõi các điểm cần xử lý. |
| S5 · Sẵn sàngShitsuke | Hình thành thói quen tự giác tuân thủ; chủ động duy trì và cải tiến 5S trong công việc hằng ngày. | Nhận thức và thực hành của nhân sự; kết quả kiểm tra qua các kỳ; việc khắc phục tồn tại và tham gia cải tiến. |
Trọng tâm đánh giá: Thực trạng tại thời điểm đánh giá được đối chiếu với bằng chứng duy trì 5S trong công việc hằng ngày. Ảnh trước – sau có thể dùng làm bằng chứng hỗ trợ, cần thể hiện rõ khu vực, thời điểm và nội dung thay đổi.
Kết quả chứng nhận gắn với phạm vi đánh giá
Trước khi đánh giá, GIC Việt Nam thống nhất với doanh nghiệp về địa điểm, khu vực, hoạt động và tiêu chí chứng nhận; đồng thời làm rõ điều kiện cấp, thời hạn hiệu lực và yêu cầu duy trì theo chương trình áp dụng.
Doanh nghiệp nhận được gì?
- Báo cáo đánh giá: Nêu mức độ đáp ứng, bằng chứng và các điểm cần khắc phục, cải tiến trong phạm vi đánh giá.
- Cơ sở xác định ưu tiên cải tiến: Các phát hiện đánh giá giúp doanh nghiệp nhận diện cơ hội cải tiến trong thực hành 5S, lựa chọn hành động và phân công trách nhiệm phù hợp.
- Giấy chứng nhận 5S khi đáp ứng yêu cầu: Ghi rõ phạm vi, căn cứ chứng nhận và thời hạn hiệu lực.
Các bước thực hiện
-
Thống nhất phạm vi và kế hoạch
GIC Việt Nam tiếp nhận đăng ký, xem xét khả năng thực hiện và thống nhất với doanh nghiệp về phạm vi, tiêu chí, thời lượng, chi phí và lịch đánh giá.
-
Đánh giá thực hành tại doanh nghiệp
Đoàn đánh giá quan sát nơi làm việc, phỏng vấn nhân sự và xem xét hồ sơ; tổng hợp kết quả, trao đổi các phát hiện với doanh nghiệp.
-
Khắc phục các điểm chưa đáp ứng
Doanh nghiệp xác định nguyên nhân, thực hiện khắc phục và cung cấp bằng chứng. GIC Việt Nam xem xét kết quả, kiểm tra bổ sung khi cần.
-
Thẩm xét và quyết định chứng nhận
Hồ sơ được thẩm xét và quyết định chứng nhận bởi người không tham gia đánh giá. Giấy chứng nhận được cấp khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu.
-
Duy trì và đánh giá tiếp theo
Doanh nghiệp duy trì thực hành 5S, thông báo các thay đổi liên quan đến phạm vi và điều kiện chứng nhận; phối hợp thực hiện giám sát, đánh giá lại theo chương trình áp dụng.
Chuẩn bị trước khi đánh giá
Doanh nghiệp cần rà soát thông tin, hồ sơ và bố trí điều kiện đánh giá theo bốn nhóm sau:
- Phạm vi và đầu mốiXác định địa điểm, khu vực, hoạt động đề nghị chứng nhận; quy mô nhân sự, ca làm việc và người phụ trách 5S.
- Quy định đang áp dụngChuẩn bị hướng dẫn 5S, phân công trách nhiệm, lịch vệ sinh, quy định nhận diện và tiêu chí kiểm tra tại từng khu vực.
- Hồ sơ thực hiện và duy trìTập hợp kết quả tự kiểm tra, hồ sơ đào tạo hoặc phổ biến 5S; bằng chứng khắc phục tồn tại và cải tiến qua các kỳ.
- Điều kiện đánh giá tại chỗBố trí tiếp cận các khu vực trong thời gian hoạt động phù hợp; đảm bảo nhân sự liên quan có mặt để trao đổi và cung cấp bằng chứng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp cần triển khai 5S đến mức nào trước khi đánh giá?
Doanh nghiệp cần triển khai 5S tại các khu vực đề nghị chứng nhận, phân công trách nhiệm rõ ràng và có bằng chứng kiểm tra, duy trì. Khi đăng ký, doanh nghiệp cung cấp thông tin về tình trạng triển khai để GIC Việt Nam xem xét, thống nhất kế hoạch đánh giá phù hợp.
Có thể chứng nhận riêng một nhà xưởng hoặc bộ phận không?
Doanh nghiệp có thể đề nghị chứng nhận cho một nhà xưởng, bộ phận hoặc địa điểm cụ thể. GIC Việt Nam xem xét phạm vi theo chương trình áp dụng. Việc công bố và sử dụng chứng nhận phải phù hợp với phạm vi ghi trên giấy chứng nhận.
Giấy chứng nhận có hiệu lực bao lâu và điều kiện đạt là gì?
Thời hạn hiệu lực, phương pháp đánh giá, mức điểm đạt và yêu cầu duy trì được xác định theo chương trình chứng nhận 5S áp dụng. GIC Việt Nam cung cấp thông tin cụ thể trước khi đánh giá để doanh nghiệp có căn cứ chuẩn bị.
Chi phí và thời gian thực hiện được xác định thế nào?
Chi phí và thời gian phụ thuộc vào số địa điểm, quy mô, tính chất hoạt động, ca làm việc và tình trạng triển khai 5S. Trên cơ sở thông tin đăng ký, GIC Việt Nam đề xuất kế hoạch và báo giá. Thời điểm cấp chứng nhận phụ thuộc vào kết quả đánh giá, việc hoàn thành khắc phục và quyết định chứng nhận.
Trao đổi nhu cầu chứng nhận 5S
Quý doanh nghiệp vui lòng cung cấp thông tin về địa điểm, khu vực đề nghị chứng nhận, quy mô nhân sự và tình trạng triển khai 5S. GIC Việt Nam sẽ hướng dẫn đăng ký, đề xuất kế hoạch và báo giá phù hợp.
