GIC Việt Nam thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận theo cách tiếp cận dựa trên rủi ro và bằng chứng, bảo đảm tính khách quan, năng lực và bảo mật. Trình tự cụ thể có thể được điều chỉnh theo chương trình áp dụng, nhưng gồm các bước chính sau:
Khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về tuyên bố cần được xác minh/xác nhận, mục đích sử dụng, người sử dụng dự kiến và các thông tin cần thiết khác. GIC Việt Nam trao đổi để làm rõ và thống nhất đối tượng, mục tiêu, phạm vi, tiêu chí, chương trình áp dụng, kỳ báo cáo, địa điểm, thời gian, trách nhiệm và quyền tiếp cận thông tin; mức độ đảm bảo và mức trọng yếu được xác định khi áp dụng.
Trước khi chấp nhận dịch vụ, GIC Việt Nam xem xét năng lực, nhân sự, nguồn lực, thời gian, khả năng tiếp cận dữ liệu, hồ sơ, địa điểm và các điều kiện cần thiết; đồng thời đánh giá các rủi ro và xung đột lợi ích có thể ảnh hưởng đến tính khách quan. Khi đủ điều kiện thực hiện, các nội dung đã thống nhất được thể hiện trong hợp đồng, thỏa thuận hoặc văn bản chấp nhận dịch vụ.
GIC Việt Nam lựa chọn đoàn chuyên gia có năng lực phù hợp với chương trình, lĩnh vực kỹ thuật và phạm vi được phân công; thực hiện phân tích chiến lược, đánh giá rủi ro khi áp dụng và lập kế hoạch xác minh/xác nhận, bao gồm kế hoạch thu thập bằng chứng.
Đoàn chuyên gia thực hiện xác minh/xác nhận tại địa điểm, từ xa hoặc kết hợp; sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, xem xét tài liệu, quan sát, phân tích, truy vết và tính toán lại để thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp. Kế hoạch được cập nhật khi có thông tin mới hoặc thay đổi đáng kể và việc thay đổi được ghi nhận phù hợp.
GIC Việt Nam thông báo các sai sót, điểm không phù hợp hoặc vấn đề cần làm rõ. Khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm thực hiện điều chỉnh, giải trình, khắc phục khi áp dụng và cung cấp bằng chứng bổ sung. GIC Việt Nam đánh giá phản hồi, mức độ ảnh hưởng của các sai sót hoặc thiếu hụt bằng chứng và lập dự thảo kết luận, Báo cáo cùng Tuyên bố xác minh/xác nhận theo chương trình áp dụng.
Người có năng lực và không tham gia trực tiếp vào việc thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận đối với hồ sơ đó thẩm xét quá trình thực hiện, bằng chứng, các phát hiện, kết luận dự kiến và dự thảo Tuyên bố. Các yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ phải được xử lý trước khi trình ra quyết định.
Người có thẩm quyền, không trực tiếp thực hiện hoạt động xác minh/xác nhận đối với hồ sơ đó, xem xét hồ sơ và kết quả thẩm xét để quyết định ban hành hoặc không ban hành Tuyên bố xác minh/xác nhận. Báo cáo và Tuyên bố chỉ được phát hành sau khi hoàn thành thẩm xét và ra quyết định. Trường hợp không ban hành, GIC Việt Nam thông báo cho khách hàng và nêu rõ lý do.
Khi phát hiện thông tin hoặc sự kiện mới có thể ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả đã ban hành, GIC Việt Nam xem xét, đánh giá tác động và trao đổi với khách hàng hoặc các bên liên quan khi cần thiết. Căn cứ kết quả xem xét, GIC Việt Nam thực hiện các hoạt động cần thiết và có thể giữ nguyên, sửa đổi, ban hành lại, thay thế hoặc rút lại Tuyên bố xác minh/xác nhận theo chương trình áp dụng.
Trách nhiệm đối với thông tin được đánh giá
Khách hàng hoặc bên chịu trách nhiệm có trách nhiệm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và trung thực của tuyên bố, dữ liệu, hồ sơ và thông tin cung cấp.
GIC Việt Nam chịu trách nhiệm về kết luận xác minh/xác nhận được đưa ra trên cơ sở bằng chứng khách quan, đầy đủ và thích hợp.
