CHỨNG NHẬN HỢP QUY: KHÁI NIỆM, CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Chứng nhận hợp quy là một hình thức đánh giá sự phù hợp nhằm xác nhận đối tượng thuộc lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Hoạt động này là một bộ phận trong cơ chế quản lý chất lượng, an toàn sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và các đối tượng có liên quan trước và trong quá trình lưu thông, sử dụng.
 
Việc có phải thực hiện chứng nhận hợp quy hay không, chứng nhận theo phương thức nào và sử dụng kết quả chứng nhận ra sao phải được xác định căn cứ vào quy chuẩn kỹ thuật, mức độ rủi ro của sản phẩm, hàng hóa và quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng.
 
1. Chứng nhận hợp quy là gì?
 
Theo pháp luật về tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, chứng nhận hợp quy là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
 
Đối tượng chứng nhận hợp quy không chỉ giới hạn ở sản phẩm, hàng hóa mà có thể bao gồm:

• Sản phẩm, hàng hóa;
• Dịch vụ;
• Quá trình;
• Môi trường;
• Các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật.

Căn cứ để chứng nhận hợp quy có thể là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia – QCVN hoặc quy chuẩn kỹ thuật địa phương – QCĐP.
 
Chứng nhận hợp quy chỉ xác nhận sự phù hợp đối với các yêu cầu, chỉ tiêu kỹ thuật và phạm vi được nêu trong quy chuẩn kỹ thuật, giấy chứng nhận và phương thức đánh giá đã áp dụng. Kết quả chứng nhận không phải là sự bảo đảm tuyệt đối cho mọi đặc tính chất lượng của đối tượng và không thay thế trách nhiệm của tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu hoặc kinh doanh.
 
2. Phân biệt chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy
 
Chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy là hai hoạt động có liên quan nhưng không đồng nhất:

	Chứng nhận hợp quy	Công bố hợp quy
Bản chất	Tổ chức chứng nhận đánh giá và xác nhận sự phù hợp	Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về đối tượng đăng ký công bố sự phù hợp
Kết quả	Giấy chứng nhận hợp quy	Bản đăng ký công bố hợp quy và thông tin xác nhận đã hoàn thành đăng ký
Chủ thể thực hiện	Tổ chức chứng nhận có năng lực và phạm vi hoạt động phù hợp	Tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu hoặc kinh doanh
Căn cứ	Kết quả thử nghiệm và các hoạt động đánh giá theo phương thức quy định	Có thể dựa trên kết quả chứng nhận, kết quả tự đánh giá hoặc kết quả được thừa nhận, tùy trường hợp
Tính bắt buộc	Phụ thuộc quy chuẩn kỹ thuật, mức độ rủi ro và pháp luật chuyên ngành	Là hoạt động bắt buộc đối với đối tượng thuộc diện công bố hợp quy, trừ trường hợp được miễn

Như vậy, không phải mọi trường hợp công bố hợp quy đều bắt buộc phải có giấy chứng nhận hợp quy. Căn cứ công bố có thể là:

• Kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận được chỉ định;
• Kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận được công nhận;
• Kết quả tự đánh giá dựa trên kết quả thử nghiệm của tổ chức thử nghiệm được công nhận hoặc được chỉ định;
• Kết quả đánh giá sự phù hợp của tổ chức quốc tế, khu vực hoặc nước ngoài được thừa nhận theo quy định.

Căn cứ được phép sử dụng trong từng trường hợp phải được xác định theo quy chuẩn kỹ thuật và pháp luật chuyên ngành.
 
3. Khi nào cần chứng nhận hợp quy?
 
Trước khi thực hiện, tổ chức, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ:

1. Đối tượng có thuộc phạm vi điều chỉnh của QCVN hoặc QCĐP nào không;
2. Quy chuẩn kỹ thuật đó còn hiệu lực và có bắt buộc chứng nhận hợp quy không;
3. Sản phẩm, hàng hóa được phân loại ở mức độ rủi ro nào;
4. Căn cứ công bố hợp quy được phép áp dụng;
5. Phương thức chứng nhận hoặc đánh giá sự phù hợp;
6. Yêu cầu riêng đối với hàng sản xuất trong nước, hàng nhập khẩu hoặc từng lô hàng;
7. Yêu cầu quản lý bổ sung theo pháp luật chuyên ngành.

Từ năm 2026, quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa được thực hiện theo mức độ rủi ro. Theo nguyên tắc chung:

• Đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro trung bình, việc công bố hợp quy có thể dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận được công nhận hoặc kết quả tự đánh giá trên cơ sở thử nghiệm của tổ chức được công nhận hoặc được chỉ định, theo quy định cụ thể của QCVN.
• Đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao, công bố hợp quy về nguyên tắc được thực hiện trên cơ sở kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận được chỉ định.
• Trường hợp sản phẩm, hàng hóa đã được cấp giấy phép lưu hành hoặc áp dụng một biện pháp quản lý chất lượng tương ứng theo pháp luật chuyên ngành thì thực hiện theo quy định chuyên ngành.
• Một số đối tượng có thể được miễn công bố hợp quy nhưng vẫn phải tuân thủ các yêu cầu quản lý chất lượng và an toàn có liên quan.

Do đó, không nên chỉ căn cứ vào tên sản phẩm hoặc mã HS (mã phân loại hàng hóa) để kết luận nghĩa vụ chứng nhận. Cần đồng thời kiểm tra danh mục quản lý rủi ro, QCVN, văn bản ban hành QCVN và quy định chuyên ngành hiện hành.
 
4. Các phương thức chứng nhận hợp quy
 
Thông tư 14/2026/TT-BKHCN quy định tám phương thức chứng nhận sự phù hợp:

1. Phương thức 1: Thử nghiệm mẫu đại diện cho kiểu, loại sản phẩm, hàng hóa.
2. Phương thức 2: Thử nghiệm mẫu đại diện; giám sát bằng thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường.
3. Phương thức 3: Thử nghiệm mẫu đại diện và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát bằng thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất và đánh giá quá trình sản xuất.
4. Phương thức 4: Thử nghiệm mẫu đại diện và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát bằng thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất, trên thị trường hoặc tại cả hai nơi, kết hợp đánh giá quá trình sản xuất.
5. Phương thức 5: Thử nghiệm mẫu đại diện và đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý; giám sát bằng thử nghiệm mẫu và đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý.
6. Phương thức 6: Đánh giá và giám sát hệ thống quản lý.
7. Phương thức 7: Thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa.
8. Phương thức 8: Thử nghiệm hoặc giám định toàn bộ sản phẩm, hàng hóa.

Phương thức chứng nhận hợp quy phải được quy định tại quy chuẩn kỹ thuật hoặc văn bản pháp luật chuyên ngành và được ghi cụ thể trên giấy chứng nhận. Phương thức 1 và phương thức 6 không áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao.
 
Không phải phương thức nào cũng yêu cầu đánh giá tại cơ sở sản xuất hoặc giám sát định kỳ. Ví dụ, phương thức 7 được áp dụng cho lô sản phẩm, hàng hóa cụ thể; phương thức 8 đánh giá toàn bộ sản phẩm, hàng hóa; trong khi các phương thức 2 đến 6 có thể bao gồm hoạt động giám sát sau chứng nhận.
 
5. Quy trình chứng nhận hợp quy
 
Tùy phương thức áp dụng, quy trình chứng nhận hợp quy thường gồm các bước chính sau:
 
Bước 1. Xác định yêu cầu áp dụng
Xác định đối tượng, quy chuẩn kỹ thuật, mức độ rủi ro, chỉ tiêu cần đánh giá, phương thức chứng nhận và các yêu cầu của pháp luật chuyên ngành.
Đây là bước quan trọng để tránh áp dụng sai QCVN, thử nghiệm thiếu chỉ tiêu hoặc lựa chọn tổ chức đánh giá không đúng phạm vi.
 
Bước 2. Lựa chọn tổ chức chứng nhận
Tổ chức chứng nhận phải được đăng ký hoạt động trong lĩnh vực phù hợp. Trường hợp quy định yêu cầu kết quả của tổ chức được công nhận hoặc được chỉ định thì phải kiểm tra thêm phạm vi công nhận, phạm vi chỉ định và thời hạn hiệu lực của các văn bản tương ứng.
 
Bước 3. Đăng ký và xem xét hồ sơ
Hồ sơ có thể bao gồm:

• Thông tin pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp;
• Tên, nhãn hiệu, kiểu, loại và đặc tính kỹ thuật của sản phẩm;
• Quy trình sản xuất và kế hoạch kiểm soát chất lượng;
• Tài liệu thiết kế, nhãn, bao gói và hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu về lô hàng đối với hàng hóa nhập khẩu hoặc chứng nhận theo lô;
• Kết quả thử nghiệm và giấy chứng nhận hệ thống quản lý đã có, nếu phù hợp.

Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào đối tượng, QCVN và phương thức chứng nhận.
 
Bước 4. Lấy mẫu và thử nghiệm
Việc lấy mẫu phải bảo đảm tính đại diện theo quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn lấy mẫu hoặc quy định pháp luật liên quan. Mẫu phục vụ chứng nhận hợp quy được thử nghiệm tại tổ chức thử nghiệm được công nhận hoặc được chỉ định theo quy định.
Chỉ tiêu và phương pháp thử phải phù hợp với QCVN tương ứng.
 
Bước 5. Đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý
Bước này được thực hiện khi phương thức chứng nhận yêu cầu. Nội dung đánh giá có thể bao gồm:

• Kiểm soát nguyên liệu và nhà cung cấp;
• Kiểm soát quá trình sản xuất;
• Kiểm tra, thử nghiệm sản phẩm;
• Kiểm soát thiết bị đo và thiết bị thử nghiệm;
• Nhận diện và truy xuất sản phẩm;
• Kiểm soát sản phẩm không phù hợp;
• Hành động khắc phục;
• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 6. Xem xét kết quả và xử lý sự không phù hợp
Tổ chức chứng nhận xem xét kết quả thử nghiệm, kết quả đánh giá và các bằng chứng khắc phục. Việc khắc phục sự không phù hợp có thể phải được xác nhận thông qua hồ sơ, đánh giá bổ sung hoặc thử nghiệm lại.
 
Bước 7. Quyết định chứng nhận
Giấy chứng nhận hợp quy được cấp khi có đủ bằng chứng chứng minh đối tượng đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật và các yêu cầu của phương thức chứng nhận.
Phạm vi, thời hạn và điều kiện duy trì giấy chứng nhận phụ thuộc vào QCVN, phương thức chứng nhận và chương trình chứng nhận áp dụng.
 
Bước 8. Công bố hợp quy và duy trì sự phù hợp
Khi thuộc diện phải công bố hợp quy, tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Trường hợp hệ thống chưa hoàn thiện hoặc xảy ra lỗi, việc đăng ký được thực hiện theo phương thức thay thế do pháp luật quy định.
 
Sau khi hoàn thành các thủ tục tương ứng, tổ chức, cá nhân phải sử dụng dấu hợp quy đúng quy định, duy trì kiểm soát chất lượng, thực hiện giám sát hoặc thử nghiệm định kỳ và lưu giữ hồ sơ phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra.
 
6. Trách nhiệm sau chứng nhận và công bố hợp quy
 
Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về sự phù hợp của đối tượng trong suốt quá trình sản xuất, nhập khẩu, lưu thông và sử dụng, bao gồm:

• Duy trì liên tục sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật;
• Thực hiện kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát theo quy định;
• Sử dụng giấy chứng nhận và dấu hợp quy đúng phạm vi;
• Không sử dụng dấu hợp quy khi đối tượng chưa đáp ứng đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật áp dụng;
• Lưu giữ hồ sơ chứng nhận và công bố hợp quy;
• Cung cấp bằng chứng về sự phù hợp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
• Xử lý, thu hồi hoặc tạm dừng cung cấp đối tượng không phù hợp;
• Thực hiện công bố lại khi quy chuẩn kỹ thuật, nội dung đã đăng ký hoặc đặc tính của đối tượng có sự thay đổi.

Giấy chứng nhận hợp quy không làm chuyển giao trách nhiệm pháp lý từ nhà sản xuất, nhập khẩu hoặc kinh doanh sang tổ chức chứng nhận.
 
7. Ý nghĩa của chứng nhận hợp quy
 
Khi được áp dụng đúng đối tượng và đúng phương thức, chứng nhận hợp quy giúp:

• Cung cấp bằng chứng khách quan về việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc;
• Hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp hoàn thành điều kiện đưa sản phẩm, hàng hóa ra thị trường;
• Nâng cao khả năng kiểm soát quá trình sản xuất và tính nhất quán của sản phẩm;
• Tạo cơ sở cho hoạt động công bố hợp quy, sử dụng dấu hợp quy và kiểm tra chất lượng;
• Góp phần bảo vệ sức khỏe con người, động vật, thực vật, tài sản, môi trường và quyền lợi người tiêu dùng.

Đối với hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp vẫn phải xác định và đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn, thủ tục đánh giá sự phù hợp của quốc gia hoặc thị trường nhập khẩu. Chứng nhận hợp quy theo QCVN không mặc nhiên thay thế các yêu cầu này.
 
8. Căn cứ pháp lý chính
 
Hoạt động chứng nhận hợp quy được điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, hàng hóa và các quy định quản lý chuyên ngành. Khi xác định yêu cầu chứng nhận đối với một đối tượng cụ thể, cần xem xét đồng thời các văn bản pháp luật chung, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng và quy định của bộ, ngành quản lý. Các căn cứ pháp lý chính hiện nay bao gồm:

• Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 70/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026;
• Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026;
• Nghị định số 22/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật;
• Nghị định số 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
• Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp;
• QCVN, QCĐP, danh mục sản phẩm, hàng hóa theo mức độ rủi ro và quy định chuyên ngành áp dụng cho từng đối tượng cụ thể.

 
THÔNG TIN LIÊN HỆ
 
GIC VIỆT NAM
🏢 Hà Nội: 12F, 14 Láng Hạ Building, Phường Giảng Võ
☎ Tel: 024 6275 2268 | Hotline: 0984 609 469
✉ Email: tuandm@gicvn.vn
🏢 TP. Hồ Chí Minh: R502, 160 Nam Kỳ Khởi Nghĩa
☎ Tel: 028 3930 7936