ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp trên toàn cầu. Mục tiêu chính của tiêu chuẩn là đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ thông qua việc xây dựng và áp dụng các quy trình quản lý chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, tác động của ISO 9001 đối với đổi mới sản phẩm và quá trình vẫn là một chủ đề còn gây nhiều tranh cãi.
Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa các quá trình sản xuất - kinh doanh nhằm đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt chất lượng ổn định và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Kể từ khi được ban hành lần đầu vào năm 1987, ISO 9001 đã trải qua nhiều lần sửa đổi để thích nghi với sự phát triển của kỹ thuật, công nghệ và nhu cầu của doanh nghiệp. Việc tuân thủ các quy trình kiểm soát nghiêm ngặt giúp các doanh nghiệp duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhưng đồng thời cũng có thể làm giảm tính linh hoạt trong việc phát triển sản phẩm mới.
Ảnh hưởng đối với “đổi mới sản phẩm - product innovation”
Đổi mới sản phẩm là quá trình tạo ra một sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng theo một cách mới. Đổi mới sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp duy trì vị thế cạnh tranh và mở rộng thị trường. Có hai hướng đổi mới chính mà doanh nghiệp có thể khai thác: đổi mới duy trì và đổi mới khai phá. Đổi mới duy trì là hình thức tập trung vào việc cải tiến và nâng cao chất lượng của các sản phẩm hiện giúp doanh nghiệp liên tục cung cấp các sản phẩm chất lượng cao nhất, giữ chân khách hàng tốt nhất và duy trì sự ổn định trên thị trường hiện tại. Trong khi đó, đổi mới khai phá cho phép doanh nghiệp thâm nhập vào các thị trường mới hoặc tạo ra các phân khúc thị trường mới, từ đó thúc đẩy tăng trưởng và trở thành dẫn đầu trong các lĩnh vực mới nổi. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy chứng nhận ISO 9001 có thể có những ảnh hưởng không mong muốn đối với quá trình này:
Thời gian ra mắt sản phẩm mới (Time to Market - TTM): Một trong những thách thức lớn mà các doanh nghiệp đã gặp phải khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là việc kéo dài thời gian ra mắt sản phẩm mới. Nguyên nhân là do các quy trình kiểm soát chất lượng yêu cầu sự tuân thủ nghiêm ngặt, từ giai đoạn phát triển đến khi sản phẩm được đưa ra thị trường. Dù những biện pháp này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán, nhưng cũng có thể làm chậm quá trình sáng tạo và thử nghiệm. Theo nghiên cứu của Naveh và Erez (2004), việc tập trung vào tuân thủ các quy định chi tiết có thể cản trở sự linh hoạt cần thiết cho việc đổi mới, khiến thời gian để phát triển và đưa sản phẩm mới ra thị trường bị kéo dài hơn so với những doanh nghiệp không áp dụng ISO 9001.
Khả năng chấp nhận đổi mới (Innovation Adoption): Nghiên cứu tại Úc (Milé Terziovski, Jose-Luis Guerrero) đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001 thường ít có xu hướng chấp nhận các giải pháp sáng tạo, lý do là phải tuân thủ các quy trình chuẩn hóa đã được thiết lập. Điều này có thể hạn chế khả năng thử nghiệm những ý tưởng mới, dẫn đến giảm khả năng cạnh tranh trong các ngành công nghiệp đòi hỏi sự đổi mới liên tục. Các công ty không yêu cầu cứng nhắc phải tuân thủ quy trình chặt chẽ có thể linh hoạt thử nghiệm và chấp nhận rủi ro, còn những công ty được chứng nhận ISO 9001 thường phải tuân theo các quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, gây hạn chế trong việc đổi mới.
Tác động tích cực đến “đổi mới quá trình - process innovation”
Trái ngược với những tác động không mấy tích cực đối với đổi mới sản phẩm, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 lại có nhiều ảnh hưởng tích cực đến đổi mới quá trình, đặc biệt là trong việc tối ưu hóa và cải tiến các hoạt động sản xuất:
Tái cấu trúc và cải tiến quá trình: Các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thường có xu hướng tái cấu trúc để tối ưu hóa quá trình sản xuất - kinh doanh. Đồng thời, việc chuẩn hóa các bước trong quy trình giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty được chứng nhận ISO 9001 thường sử dụng các công cụ như phân tích sơ đồ quá trình và thực hiện hành động khắc phục – phòng ngừa từ các phản hồi để cải tiến các khâu dễ gây ra sai sót, góp phần vào việc giảm thiểu chi phí sản xuất và nâng cao năng suất.
Quan niệm khách hàng nội bộ: Một trong những tiếp cận quan trọng của tiêu chuẩn ISO 9001 là khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng quan niệm "khách hàng nội bộ". Theo đó, các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp không chỉ triển khai công việc để đạt được mục tiêu riêng của mình, mà còn phải coi các bộ phận khác như những "khách hàng nội bộ" để phục vụ. Điều này giúp tăng cường sự phối hợp, hợp tác giữa các bộ phận, từ đó thúc đẩy đổi mới quá trình. Các doanh nghiệp thành công trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thường xây dựng một mô hình tổ chức ít có các cấp bậc quản lý trung gian, giúp giảm bớt khoảng cách giữa các phòng ban và khuyến khích trao đổi thông tin, nhờ đó đạt được những cải tiến đáng kể trong hoạt động.
Kết quả nghiên cứu tại Úc được thực hiện trên 220 doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất và dịch vụ, đã phân tích tác động của chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đối với hiệu quả đổi mới sản phẩm và quá trình. Kết quả đã chỉ ra một số kết luận quan trọng về mối quan hệ giữa chứng nhận ISO 9001 và hiệu quả đổi mới sản phẩm, quá trình như sau:
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 không có mối quan hệ tích cực với hiệu suất đổi mới sản phẩm: Nghiên cứu chỉ ra rằng, việc tuân thủ quy trình chuẩn hóa chặt chẽ làm giảm tính linh hoạt và kéo dài thời gian phát triển sản phẩm mới. Vì vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 nếu đang phải theo đuổi chiến lược đổi mới sản phẩm để duy trì sự cạnh tranh.
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 có tác động tích cực đến tái cấu trúc và cải tiến các quá trình: Việc chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động. Các doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001 thường tận dụng tốt cách tiếp cận này để tái cấu trúc, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban.
Để tận dụng tối đa lợi ích của ISO 9001, các doanh nghiệp và cơ quan ban hành tiêu chuẩn cần xem xét cách tiếp cận linh hoạt và sáng tạo. Mặc dù tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 giúp đảm bảo chất lượng và tối ưu hóa quá trình sản xuất - kinh doanh, nhưng nếu triển khai áp dụng một cách cứng nhắc, nó có thể trở thành rào cản đối với sự đổi mới.
Do đó, việc áp dụng ISO 9001 không nên chỉ dừng lại ở việc đạt chứng nhận, mà cần được tích hợp vào chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Ngoài ra, các cơ quan ban hành tiêu chuẩn cũng cần xem xét điều chỉnh các yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để khuyến khích doanh nghiệp đổi mới nhiều hơn trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Với cách tiếp cận “cân bằng giữa chuẩn hóa và đổi mới”, các doanh nghiệp sẽ có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình, đồng thời duy trì khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.
