Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
I. GIỚI THIỆU VỀ ISO 9001
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS) của tổ chức, doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông sản phẩm và hàng hóa trong thương mại nội địa và quốc tế. Kể từ khi được ban hành lần đầu tiên vào năm 1987, ISO 9001 đã trở thành tiêu chuẩn phổ biến nhất trên thế giới với hơn 800.000 tổ chức và doanh nghiệp được chứng nhận (ISO Survey of Certifications – 2023). Việc áp dụng ISO 9001 không chỉ mang lại thành công trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, mà còn góp phần xây dựng niềm tin vững chắc cho khách hàng và đối tác.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm một tập hợp các tiêu chuẩn, trong đó ISO 9001 Các yêu cầu là tiêu chuẩn chính, quy định các yêu cầu đối với việc áp dụng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, còn có các tiêu chuẩn quan trọng khác như ISO 9000 Cơ sở và từ vựng giúp thống nhất về các thuật ngữ và khái niệm trong quản lý chất lượng; ISO 9004 Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững thông qua cách tiếp cận quản lý chất lượng hiệu quả; và ISO 19011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý bao gồm các nguyên tắc, quy trình và phương pháp cần thiết để thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ.
Kể từ khi được giới thiệu lần đầu vào năm 1987, tiêu chuẩn ISO 9001 đã trải qua nhiều phiên bản cải tiến để phù hợp với sự phát triển của kỹ thuật - công nghệ và yêu cầu của thị trường toàn cầu:
- ISO 9001:1987 - Phiên bản đầu tiên tập trung vào việc kiểm soát các quá trình sản xuất, các yêu cầu chủ yếu dựa vào tiêu chuẩn quân sự Hoa Kỳ (MIL-Q-9858A), Tiêu chuẩn AQAP-1 của NATO và tiêu chuẩn công nghiệp BS 5750 của Anh.
- ISO 9001:1994 - Bản cập nhật tập trung nhiều hơn vào kiểm soát quy trình và cải tiến chất lượng, nhưng vẫn thiên về việc thực hiện các quy trình bằng văn bản.
- ISO 9001:2000 - Sự thay đổi lớn khi chuyển trọng tâm từ kiểm soát quy trình sang quản lý chất lượng, nhấn mạnh vào việc quản lý quá trình, sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục.
- ISO 9001:2008 - Phiên bản này chủ yếu tinh chỉnh lại các yêu cầu đã có, nhằm làm rõ các điều khoản và để dễ hiểu dễ sử dụng hơn, thay đổi về nội dung không đáng kể.
- ISO 9001:2015 - Phiên bản hiện tại mang tính cách mạng, với cấu trúc mới giúp tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý khác như ISO 14001 và ISO 45001. Phiên bản này cũng tập trung mạnh vào tư duy dựa trên rủi ro (risk-based thinking), sự lãnh đạo và cải tiến hiệu quả hơn để phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.
Các yêu cầu của ISO 9001:2015 gồm:
4. Bối cảnh tổ chức: cần hiểu và quản lý các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chất lượng, bao gồm cả yêu cầu của các bên liên quan.
5. Sự lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc cam kết, định hướng và phát huy văn hóa chất lượng trong tổ chức. Đồng thời phải đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng được tích hợp vào các quá trình của tổ chức.
6. Hoạch định: Cần xác định và giải quyết rủi ro và cơ hội, đặt ra các mục tiêu chất lượng rõ ràng và lập kế hoạch thay đổi khi cần thiết để đạt được các mục tiêu này.
7. Hỗ trợ: Đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực, bao gồm nhân lực, cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc. Cần có hệ thống văn bản, quản lý tri thức và trao đổi thông tin để hỗ trợ các quá trình.
8. Thực hiện: Quản lý và kiểm soát các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, bao gồm việc kiểm soát chất lượng, xem xét và xác nhận các yêu cầu sản phẩm, cũng như giám sát và kiểm tra sản phẩm.
9. Đánh giá kết quả thực hiện: Thực hiện giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá để đảm bảo hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả việc thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo.
10. Cải tiến: Thực hiện các hành động để thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm xử lý sự không phù hợp và thực hiện các hành động khắc phục – phòng ngừa nhằm ngăn ngừa tái diễn.
Biểu diễn cấu trúc của tiêu chuẩn theo chu trình PDCA
Lợi ích khi áp dụng và chứng nhận ISO 9001:
- Chuẩn hóa phương pháp làm việc: ISO 9001:2015 cung cấp một khung quản lý giúp chuẩn hóa các quy trình công việc, đảm bảo mọi CBNV đều có phương pháp làm việc hiệu quả và đúng ngay từ đầu, từ đó giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng.
- Quản lý rủi ro và phòng chống sai sót: Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro thông qua các quy trình, hướng dẫn công việc và biểu mẫu khoa học, hợp lý, phù hợp với pháp luật. Điều này giúp phát hiện và phòng tránh các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Tiêu chuẩn này yêu cầu xác định cụ thể vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, giúp tăng cường tính tự giác và ý thức trách nhiệm của người thực hiện, từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
- Hỗ trợ lãnh đạo trong việc kiểm soát và ra quyết định: Hệ thống QMS cho phép lãnh đạo kiểm soát toàn bộ quá trình và thời gian xử lý công việc, từ đó có thể đưa ra các chỉ đạo kịp thời và kết nối hoạt động chất lượng với định hướng phát triển chung của doanh nghiệp.
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp: ISO 9001:2015 góp phần xây dựng môi trường làm việc khoa học, văn minh và chuyên nghiệp, khuyến khích tinh thần phục vụ khách hàng và văn hóa chất lượng. Ngoài ra, hệ thống này còn thúc đẩy sự chia sẻ tri thức và kỹ năng giữa các nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của cả tổ chức.
- Giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình: Áp dụng ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp giảm thiểu các sai sót và sự biến động trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, đảm bảo sản phẩm và dịch vụ có chất lượng ổn định, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
II. QUÁ TRÌNH CHỨNG NHẬN
1. Đăng ký chứng nhận: Khi có nhu cầu chứng nhận ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần liên hệ với GIC Việt Nam để được hướng dẫn quy trình đăng ký. Sau đó, doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ và gửi đến GIC Việt Nam cùng các tài liệu theo yêu cầu chứng nhận.2. Lập chương trình đánh giá và phân công chuyên gia: GIC Việt Nam lập chương trình đánh giá, xác định rõ các hoạt động cần thiết để xác nhận rằng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu chứng nhận. Chuyên gia đánh giá được lựa chọn dựa trên chuyên môn và năng lực phù hợp với lĩnh vực cần đánh giá và có thể bổ sung thêm chuyên gia kỹ thuật khi cần thiết.
3. Quá trình đánh giá: Diễn ra qua hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Xem xét hệ thống văn bản, điều kiện, phạm vi và mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp cho cuộc đánh giá giai đoạn 2.
- Giai đoạn 2: Đánh giá việc triển khai và tính hiệu lực của hệ thống quản lý, bao gồm các bước sau: Họp khai mạc -> Đánh giá tại các phòng ban/đơn vị -> Lập báo cáo đánh giá -> Họp kết thúc.
4. Báo cáo kết quả đánh giá và thực hiện hành động khắc phục: Doanh nghiệp phải thực hiện các hành động khắc phục đối với các lỗi và sai sót được phát hiện trong quá trình đánh giá, đảm bảo các yêu cầu được đáp ứng đầy đủ.
5. Thẩm xét và cấp chứng nhận: Hội đồng Chứng nhận sẽ thẩm xét hồ sơ đánh giá để đưa ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp chứng nhận. Chứng nhận ISO 9001:2015 sẽ được cấp khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và có hiệu lực trong 3 năm, kèm theo yêu cầu giám sát định kỳ để duy trì hiệu lực.
III. LỢI ÍCH CỦA CHỨNG NHẬN GIC
1. Được công nhận quốc tế: GIC là tổ chức chứng nhận được thừa nhận toàn cầu, với các dấu công nhận uy tín từ những tổ chức hàng đầu như CPSC (Mỹ), UKAS (Anh), JAS-ANZ (Úc - New Zealand), SAAS (SAI), VICAS (Việt Nam), SAC (Singapore), CNAS (Trung Quốc) và nhiều tổ chức khác. Chứng nhận của GIC không chỉ mang lại sự tin cậy trên phạm vi quốc gia mà còn có giá trị quốc tế, được Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) và Hiệp hội Công nhận Châu Á - Thái Bình Dương (APAC) thừa nhận, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và tăng cường uy tín toàn cầu.
2. Dịch vụ chứng nhận chất lượng cao, chi phí cạnh tranh: GIC Việt Nam cung cấp các dịch vụ chứng nhận theo tiêu chuẩn khắt khe của Châu Âu và Bắc Mỹ, đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu quốc tế. Bên cạnh chất lượng dịch vụ vượt trội, GIC còn đưa ra mức chi phí hợp lý và cạnh tranh, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà vẫn đạt được sự công nhận quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi để tham gia vào các thị trường lớn và phát triển bền vững.
Quý khách hàng có nhu cầu chứng nhận ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ:
GIC VIỆT NAM
12F, 14 Láng Hạ Building, Quận Ba Đình, Hà Nội
Tel: 024.6275 2268, Fax: 024.6275 2269, Email: tuandm@gicvn.vn
VP tại TP. Hồ Chí Minh: R502, 160 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Tel: 028.39307936
